Pour choisir une plateforme LMS adaptée à votre budget, il est essentiel d'évaluer les coûts associés, tels que les frais d'installation, de licence, de maintenance et de support technique. Opter pour une solution SaaS avec un abonnement basé sur le nombre d'utilisateurs actifs peut offrir une flexibilité financière, en alignant les dépenses sur l'utilisation réelle de la plateforme.
Votre choix est fait : vous allez investir dans un système de gestion de l’apprentissage (LMS) pour votre organisation ! Mais se pose maintenant la question du tarif.
Face à la multitude de solutions qui s’offrent à vous, laquelle choisir ? Quel outil sera le moins cher ? Quelle modalité de paiement vous conviendra le mieux ? Nous avons décrypté pour vous la question du financement de votre LMS. Suivez le guide !
Qu’est-ce qu’un Learning Management System (LMS) ?
Un Learning Management System (LMS), ou “Système de gestion de l’apprentissage”, est une solution de centralisation des activités de formation d’une entreprise. Elle permet d’héberger votre contenu pédagogique en ligne, de le modifier et de suivre l’évolution de vos apprenants en temps réel.
C’est également un moyen de pouvoir gérer les accès de tous les acteurs de formation (formateurs, apprenants, administrateurs), et de leur laisser la possibilité d’apporter leur expertise sur certains contenus de formation, si la solution propose un outil-auteur intégré.
Quel modèle de tarification choisir pour mon futur LMS ?
Il existe toute sorte de LMS, avec des fourchettes de prix plus ou moins élevées en fonction des fonctionnalités proposées.
- La licence à vie (+ frais de maintenance)
La licence à vie était très répandue avant l’arrivée des SaaS avec abonnement (que nous aborderons juste en dessous). Elle permettait de devenir propriétaire de sa solution de formation et d’éviter de payer un abonnement mensuel.
C’est une solution séduisante pour les très grandes entreprises qui bénéficient d’équipes en interne pour déployer et gérer la maintenance de leur LMS. Mais pour de plus petites structure, cette solution demande trop de ressources (budget, équipes et temps), et n’est donc pas rentable.
- L’abonnement SaaS selon le nombre d’utilisateurs
C’est la formule la plus souvent proposée par les développeurs de solutions de formation. L’abonnement peut alors prendre plusieurs formes : selon le nombre d’utilisateurs, le nombre d’utilisateurs inscrits ou le nombre d’utilisateurs actifs.
- Coût par utilisateur : ici, on paie des frais pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. L’entreprise n’a pas à ajouter ou à supprimer manuellement les utilisateurs. Les développeurs de LMS parlent souvent en “fourchettes” d’utilisateurs (moins de 20 employés, entre 21 et 50, etc.)
- Coût par utilisateur inscrit : cette formule fonctionne grâce à un identifiant et à un mot de passe. Chaque utilisateur a un accès personnalisé, et les administrateurs doivent donc supprimer les anciens utilisateurs pour en ajouter de nouveaux. Cela prend plus de temps, mais permet une meilleure personnalisation de l’interface.
- Coût par utilisateurs actifs : pour ce dernier modèle, vous payez sous forme de cycle (mensuel, trimestriel ou annuel) un accès à la plateforme LMS. Cela est plutôt intéressant pour les entreprises qui ne souhaite pas créer de formations régulièrement.
- L’abonnement SaaS avec utilisateurs illimités : Ce type de formule propose un abonnement mensuel, trimestriel ou annuel avec un nombre d’utilisateurs illimité. C’est une bonne solution pour diminuer la gestion administrative de votre plateforme de formation. Généralement, les prix évolueront selon le nombre de fonctionnalités choisies par votre entreprise.
- Le tarif personnalisé
Si votre projet de formation est très spécifique ou que votre organisation a des besoins précis, la tarification personnalisée est sûrement une bonne solution. Dans ce cas, l’éditeur programmera un appel pour comprendre vos enjeux et vous transmettra un devis sur-mesure.
Combien coûte un LMS par utilisateur et par an ?
La question du prix ne se règle pas en comparant deux abonnements affichés, parce que chaque éditeur ne facture pas la même unité. Le seul chiffre comparable est le coût complet par utilisateur et par an, que vous calculez vous-même à partir de votre propre déploiement.
Coût par utilisateur et par an = (abonnement annuel + mise en œuvre amortie + production de contenus + temps interne d'administration) divisé par le nombre d'utilisateurs réellement formés dans l'année.
Deux précisions changent tout le résultat. La mise en œuvre (paramétrage, intégration au SIRH, reprise des contenus, formation des administrateurs) se paie une fois : amortissez-la sur la durée d'engagement, en général trois ans. Et le dénominateur doit être le nombre de personnes réellement formées, pas le nombre de comptes créés : c'est là que les écarts se creusent entre deux plateformes affichant le même tarif.
Exemple de calcul pour 500 collaborateurs sur un engagement de trois ans, avec un abonnement annuel de 15 000 euros, 9 000 euros de mise en œuvre amortis sur trois ans, 6 000 euros de production de contenus par an et 0,2 équivalent temps plein d'administration interne valorisé 10 000 euros : le coût annuel complet ressort à 34 000 euros. Si 500 personnes se forment, cela fait 68 euros par utilisateur et par an. Si seules 200 personnes se connectent, le même contrat coûte 170 euros par utilisateur formé.
| Modèle | Comment se calcule la facture | Avantageux quand | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Par utilisateur inscrit | Un prix par compte existant, actif ou non | L'effectif est stable et se connecte réellement | Les comptes dormants et les départs restent facturés |
| Par utilisateur actif | Un prix par compte s'étant connecté dans le mois | Turnover élevé, saisonniers, réseau de franchisés | Définition d'un actif variable selon l'éditeur |
| Par palier d'utilisateurs | Un forfait par tranche, par exemple 0 à 100 puis 101 à 500 | L'effectif est connu et proche du haut d'un palier | Un utilisateur de plus fait basculer au palier suivant |
| Forfait plateforme | Un abonnement fixe, utilisateurs illimités ou plafonnés | Grand nombre d'apprenants, usage massif | Coût unitaire élevé si le déploiement traîne |
| Licence perpétuelle | Un achat unique plus une maintenance annuelle | Hébergement interne imposé, horizon long | Maintenance, montées de version et infrastructure à la charge du client |
| Facturation à l'usage | Un prix par module suivi ou par certification délivrée | Usage ponctuel ou populations très hétérogènes | Budget difficile à prévoir d'une année sur l'autre |
Utilisateurs inscrits ou utilisateurs actifs : l'écart qui change la facture
Sur des populations à fort renouvellement, saisonniers en agroalimentaire, intérimaires en logistique, équipes de vente en retail, l'écart entre le nombre de comptes et le nombre de personnes réellement formées dans le mois atteint couramment un facteur deux à trois. Facturé à l'inscrit, ce contrat paie des comptes qui ne se connecteront jamais.
Trois questions à poser en phase de négociation :
- Qu'est-ce qu'un utilisateur actif exactement : une connexion, un module ouvert, un module terminé, et sur quelle période de référence ?
- Que se passe-t-il en cas de dépassement en cours d'année : facturation au prorata, passage au palier supérieur, ou blocage des inscriptions ?
- Les comptes désactivés sont-ils décomptés immédiatement ou à la date anniversaire du contrat ?
Les coûts cachés à intégrer avant de signer
- Intégration au SIRH : parfois incluse, souvent facturée en jours d'intervention. Sans elle, la gestion des comptes se fait à la main.
- Reprise des contenus existants : conversion des modules SCORM, remise en forme, tests de compatibilité.
- Production de nouveaux contenus : c'est fréquemment le premier poste de dépense réel, devant l'abonnement lui-même.
- Support et accompagnement : niveau de service, délai de réponse, présence d'un interlocuteur dédié.
- Temps interne : administration, animation, relances, reporting. Un cinquième d'équivalent temps plein pèse souvent plus que la licence.
- Sortie du contrat : récupération des données, format d'export, réversibilité en fin d'engagement.
La comparaison n'a de sens qu'une fois ces postes ajoutés. Le calcul complet du retour sur investissement est traité dans Comment mesurer le ROI de votre LMS, et le détail des postes d'acquisition dans Comment évaluer le coût d'un LMS.
Quels sont les facteurs à considérer lors du choix de mon LMS ?
Avant de vous lancer, et de choisir le LMS qui vous accompagnera dans la formation de vos équipes, il est indispensable de prendre en compte différents facteurs.
Les coûts moyens et variables
De nombreux fournisseurs de LMS vous communiquerons un prix plancher : “à partir de …€ HT” selon des critères précis. Il peut s’agir du nombre d’utilisateurs, de la taille de l’entreprise, ou encore des fonctionnalités choisies.
Certains tarifs ne comprennent par exemple pas les frais de maintenance, ou le service client dédié. D’autres factureront un prix supplémentaire si vous dépassez le nombre d’utilisateurs prévus dans la formule initiale. Bref, ne vous faites pas avoir, et lisez bien les petits caractères en bas du contrat !
L’impact des fonctionnalités et des services sur les tarifs
Il en est de même avec les fonctionnalités comprises dans votre formule. Certains abonnements proposeront un tarif plus attrayant, mais en supprimant certaines fonctionnalités phares de la solution (suivi des données, intégration, personnalisation, gamification…)
Chez Beedeez, tous nos tarifs sont 100% transparents et inclus toutes les fonctionnalités, peu importe le forfait choisi. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !
Le critère qui pèse le plus sur le coût réel : le taux d'usage
À grille tarifaire identique, deux déploiements peuvent afficher un coût par personne formée du simple au triple. La variable décisive n'est pas le prix négocié, c'est la part de l'effectif qui se forme vraiment. Un abonnement bon marché utilisé par un tiers des équipes revient plus cher qu'un abonnement standard utilisé par tous.
C'est particulièrement vrai pour les populations terrain, sans poste informatique dédié ni adresse professionnelle. Beedeez est conçu pour ces contextes : accès depuis le smartphone personnel, connexion sans adresse e-mail d'entreprise, capsules courtes et mode hors ligne. Le taux de complétion des capsules atteint jusqu'à 95 %, contre 20 à 40 % habituellement observés dans le secteur, et 92 % d'engagement des collaborateurs chez Picard. Rapporté au coût par personne formée, cet écart pèse davantage que quelques euros de licence.
Demandez une démo et un chiffrage Beedeez adapté à votre effectif.
Quelques conseils pratiques pour choisir le bon LMS
Avant de vous lancer dans le choix d’un LMS pour votre organisation, veillez à vous poser ces quelques questions :
- La plateforme est-elle évolutive et compatible mobile ?
- Propose-t-elle un service d’analyse des données ?
- A-t-elle une interface utilisateur intuitive ?
- Permet-elle une personnalisation de l’identité visuelle ?
- Le fournisseur de ce LMS propose-t-il un suivi client dédié ?
- Le tarif comprend-il tous les “frais cachés” (installation, prise en main, etc.) ?
- Ce LMS pourra-t-il s’adapter à une potentielle croissance de mon entreprise ?
Si à toutes ces réponses, vous avez répondu “Oui”, alors c’est peut-être la solution qu’il vous faut ! Et si vous êtes intéressés par le LMS de Beedeez, mais que vous hésitez encore, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici !
