Quel outil auteur choisir
pour réussir vos formations ?

Dans le monde de la formation, le terme d’outil auteur revient beaucoup. Il a d’ailleurs plusieurs noms : outil auteur, Learning Content Management System, (LCMS), outil de création ou authoring tool pour les anglophones. Toutes ces expressions désignent pourtant bien un seul type d’outil, un outil pour permettre de créer du contenu numérique et plus particulièrement des formations. 

À la différence d’un Content Management System (CMS) qui est un système informatique pour gérer du contenu sur le web, souvent pour alimenter un site internet, l’outil auteur, lui est spécialisé dans la construction de parcours d’apprentissage. 

Même si chacun a ses particularités, de manière générale, un outil auteur va permettre de : 

• rédiger les textes correspondants à la formation que vous voulez distribuer,
• créer ou ajouter des images pour illustrer ces textes,
• importer des documents et des contenus multimédias trouvés sur internet.

Vous l’aurez compris, l’outil auteur c’est ce qui va vous permettre de créer à la fois le fond mais aussi la forme de votre formation. Bref, c’est un outil indispensable quand on parle de formation digitale, pourtant aujourd’hui, les outils auteurs peinent à satisfaire les besoins de ses utilisateurs. Chez Beedeez, nous avons notamment récupéré plusieurs avis de clients qui constatent que les principaux outils auteurs du marché :

• étaient complexes et difficiles à prendre en main
• ne permettaient pas toujours la création complète d’un module de formation
• n’étaient pas intégrés à l’écosystème de formation 
• ne répondaient pas à un modèle top down de création de contenu 

Tous ces problèmes, ajoutés les uns derrière les autres, ont un impact conséquent : créer des formations prend beaucoup de temps. Trop de temps.  

Et du temps, il semblerait qu’il faille justement en avoir beaucoup quand on parle de formation. 

D’après l’étude ‘‘Etude professionnel RH : Comment allez-vous ?’’ réalisée par myRHline, 64 % des RH indiquent que les moyens mis à leur disposition ne leur permettent pas de réaliser correctement leur travail.

En effet, la création d’un module de formation basique prend en moyenne 79 heures. D’un autre côté, d'autres constats plus généralistes considèrent qu’une heure de formation en e-learning interactif représenterait jusqu'à 20 jours de travail… 

Mais du temps, comme indiqué précédemment, les RH n’en ont pas. Alors, on fait quoi ?

On augmente les ressources humaines autour des projets ? Les budgets ne le permettent pas et les recrutements sont compliqués.

On fait appel à des organismes de formation ? Le coût est conséquent et les formations risquent d’être moins personnalisées. 

La vraie solution pour gagner du temps, c’est d’optimiser et d’adapter son outil auteur et de s’assurer qu’il ait bien toutes les caractéristiques requises pour faciliter au maximum la création de contenu.

Mais, quelles sont ces caractéristiques ? C’est ce que nous allons découvrir.

Un seul mot d’ordre, la simplicité. Pour faire gagner du temps et faciliter la création du contenu il faut que l’outil auteur soit simple. Simple à comprendre, simple à utiliser, simple à expliquer. 

Simple à comprendre

Votre outil auteur doit pouvoir être pris en main facilement. Pour cela, il faut que son interface, son design et son ergonomie soient clairs. Il est nécessaire que vous puissiez comprendre comment il fonctionne en quelques minutes, que vous sachiez sur quel bouton cliquer pour créer un nouveau contenu, sur lequel cliquer pour le modifier, ou encore sur lequel cliquer pour le supprimer. 

Tout cela repose sur ce qu’on appelle l’UI (Utilisateur Interface). L’UI représente l’interface utilisateur et regroupe aussi bien, les fenêtres, les boutons, les liens et les éléments textuels et visuels avec lesquels l’utilisateur va interagir. 

Ainsi, avec une UI simple et bien pensée, les utilisateurs pourront comprendre très rapidement comment fonctionne leur outil auteur et gagneront déjà un temps précieux. 

Simple à utiliser

On ne parle plus d’UI mais d’UX ici. L’UX fait référence à l'expérience utilisateur, c'est-à-dire aux moyens mis en œuvre pour concevoir une interface qui répondra pleinement aux besoins en usabilité des utilisateurs.

L’UX va faire en sorte que la plateforme soit réellement simple à utiliser et qu’elle réponde aux attentes des utilisateurs. Autrement dit, c’est le fait que le bouton sur lequel il clique l'amène bien où il pensait arriver et qu’il n'ait pas à cliquer sur une multitude de fenêtres différentes pour réussir à faire l’action qu’il souhaitait. 

Ces deux composantes sont primordiales pour un outil auteur. La rédaction pure des contenus pouvant prendre du temps, il est indispensable que l’ajout d’une technologie dans la création ne soit pas un frein mais bien un atout qui permet aux formateurs de gagner du temps.

Simple à expliquer

Intimement lié avec les deux points précédents, le fait que la plateforme soit simple à expliquer découle du fait qu’elle soit simple à comprendre et à utiliser.

Le but ici est que tout le monde puisse facilement utiliser l’outil auteur, qu’ils soient des experts pédagogiques ou non, qu’ils aient eu une démonstration du produit au préalable ou non. 

En effet, l’une des meilleures façons pour faire gagner du temps de création aux RH est que la plateforme soit facilement utilisable et compréhensible de tous. La technologie est là pour aider et non pas pour compliquer. Si les utilisateurs sont obligés de poser mille questions ou de regarder des tutos sur comment faire des contenus, c’est mauvais signe ! 

Un outil ne peut pas être simple et complexe mais il peut être simple et complet. 

Un outil auteur simple ne veut pas dire, par exemple, que c’est un outil auteur qui permet de créer qu’un seul type de contenu. La simplicité est dans l’utilisation. Et justement, plus un outil auteur est complet, plus il se doit d’être simple dans son utilisation.

Alors quand on veut gagner du temps dans la création de contenu, une autre chose à faire en plus de proposer un outil simple est de proposer un outil global et complet. 

En effet, quand on crée des contenus, on a envie de tout faire depuis le même endroit et de ne pas devoir créer un type de contenu par ci, un autre par là. Ce qu’on attend d’un outil auteur, c’est de pouvoir créer un contenu, de A à Z sans avoir à sortir de celui-ci. 

Mettre à disposition une grande variété de contenu

Le but de créer des contenus de formation est qu’ils soient consommés par les utilisateurs. Et l’une des meilleures façons pour cela est de créer des contenus variés, aussi bien dans le fond que dans la forme proposée pour réussir à garder l’apprenant engagé. 

Pour cela, l’outil auteur doit mettre à disposition de l’utilisateur une grande variété de contenus différents pour qu’il puisse, au moment de la création, proposer des types des formats multiples. Cette bibliothèque de contenu doit pouvoir être proposée de manière native dans l’outil auteur pour ensuite offrir une expérience apprenante optimale et assurer son engagement. 

Proposer une visualisation en direct des contenus

Difficile de se rendre compte du rendu final de son contenu de formation quand on est en train de le créer. Ce qui peut sembler intéressant et captivant quand on le crée dans l’outil l’est peut-être beaucoup moins de l’autre côté. 

Alors, pour éviter de se rendre compte à la fin que son contenu n’est pas du tout engageant et ne rend pas bien sur l’interface apprenante, il est important de permettre aux créateurs de contenu de visualiser en temps réel ce qu’ils créent afin d’avoir un avant-goût concret du résultat final. 

Cela leur permettra de voir en direct quelle couleur, quel contenu ou quel mot a le meilleur rendu et leur faire gagner beaucoup de temps de relecture et correction.

Préparer, modifier, et illustrer ses contenus

La création de contenu peut passer par plusieurs étapes. On peut commencer par créer le plan de son contenu, ensuite on le remplit, on le modifie, on l’illustre puis finalement on le publie. 

Toutes ces étapes doivent être optimisées au maximum depuis l’outil auteur pour éviter que le créateur ait à quitter l’outil pour une des étapes, comme pour faire le plan de sa formation sur un fichier Excel ou créer les illustrations via  un outil d’illustration. 

Pour rendre la création la plus simple et la plus rapide possible, absolument toutes ces étapes doivent être accessibles depuis l’outil auteur.  

Rien ne doit être figé, votre outil auteur doit vous permettre de créer le squelette de votre contenu, de compléter chaque partie avec les types de contenu adéquat, de le restructurer au besoin, de le modifier, de le mettre en forme et l'illustrer et finalement, de le publier. 

Réutiliser son contenu

Finalement quand on a créé un beau contenu dont on est fier, on a potentiellement envie que tout le monde le voie, non ? Pour ça, il est important de permettre aux créateurs d’exporter leur contenu pour le partager, mais aussi de le dupliquer et de le republier pour que d’autres apprenants puissent en profiter.

Ainsi, si vous avez créé une formation sur la sécurité pour votre équipe, qu’un autre manager la consulte et veuille la partager à son équipe, vous devez pouvoir facilement la partager sans qu’il ait à tout recréer. Encore une fois, le but est de gagner du temps !

Une autre façon de gagner du temps quand on crée du contenu c’est de mettre en place un système de co-construction fluide afin d’optimiser un maximum la création de la formation. 

En effet, souvent, il n’y a pas qu’une seule personne qui travaille sur une formation. Il peut y avoir un expert pédagogique qui va s’assurer que le contenu soit rédigé et construit de manière à ce qu’il soit le plus compréhensible possible. Il peut y avoir un ou plusieurs experts métiers qui vont apporter leur savoir technique au sujet. Il peut ensuite y avoir une personne du service marketing qui va s’assurer que tout ce qui est partagé correspond bien à la vision de l’entreprise. Bref, il faut souvent l’intervention de plusieurs personnes pour arriver à un rendu final vraiment satisfaisant. 

Ainsi, si votre outil auteur ne vous permet pas d’optimiser cette co-construction, les auteurs vont perdre énormément de temps à faire des allers-retours entre eux pour valider la version finale.

Dans le meilleur des cas, l’outil peut proposer un système de partage et de prévisualisation dans le but de montrer aux personnes qui n’ont pas accès à l’outil auteur à quoi ressemble la formation pour qu’ils puissent faire des retours avec une idée relativement précise de ce à quoi elle ressemblera.

Dans le pire des cas, ils vont devoir s’échanger des documents et des fichiers dans lesquels ils vont faire des corrections et des suggestions qu’il faudra par la suite ajouter dans l’outil auteur. 

Tout ce temps de révisions, de corrections et de suggestions peut considérablement être raccourci en intégrant directement dans l’outil auteur la possibilité d’avoir plusieurs contributeurs et la possibilité de se laisser des commentaires et des suggestions à l’intérieur même de l’outil. 

Grâce au système de co-construction, les modifications se font et sont prises en compte plus rapidement, de cette manière les contenus peuvent être créés, vérifiés et publiés bien plus vite !

L’écosystème des outils utilisés par les responsables de formation ou les créateurs de contenus n’est pas si vaste que ça. Beaucoup d’entre eux vont utiliser par exemple un outil de création graphique, un outil de création vidéo, un outil pour accéder à un tableau blanc, une encore un outil de traduction s’ils travaillent à l’international. 

Toutes ces solutions, vous devez pouvoir les intégrer à votre outil auteur pour faciliter considérablement la création de contenu. 

Ainsi, directement depuis l’outil auteur, les utilisateurs pourront accéder à cette panoplie d'outils pour augmenter leurs contenus ou encore les traduire en quelques clics. 

Finalement, depuis la même plateforme, sans jamais avoir à la quitter, ils pourront créer le squelette de leur contenu, le remplir et le rendre engageant et accessible grâce à un large choix de types de formats, créer les illustrations correspondantes et traduire ce contenu.

Avec un seul outil, votre formation est créée, illustrée, vérifiée et traduite. 

Beedeez est une plateforme de Social Learning qui a pour but d’engager et de fidéliser les équipes en les transformant en communautés d’apprentissage pour faire grandir les entreprises.

Pour cela, l’outil auteur a une place centrale au sein de Beedeez. D’ailleurs, l’outil auteur fait partie intégrante de la plateforme, elle n’existe pas sans lui, et il n’existe pas sans elle.

En effet, pour que la formation se fasse dans les meilleures conditions possible, il est important (presque indispensable) que l’outil auteur soit complètement intégré et pensé pour la plateforme de formation. Et cela pas uniquement pour une question de gain de temps, mais aussi pour une question de qualité et de cohérence de contenu.

En liant l’outil auteur et la plateforme de formation, je sais que chaque contenu créé sera automatiquement rangé dans la plateforme pour que je puisse le retrouver facilement et le distribuer aux différents groupes, je sais aussi que je pourrais, en quelques clics, modifier un contenu ou encore le dupliquer ou le déplacer ou je veux.

Bref, je sais que le contenu que je crée sera parfaitement géré par ma plateforme de formation. Mais pour cela, il doit regrouper l’ensemble des caractéristiques indispensables d’un outil auteur. 

Plus simple, plus utilisé 

Étant donné qu’il a pour objectif d’être utilisé par un grand nombre de personnes qui ne sont pas forcément rattachées au service formation et qui n’ont pas l'habitude de créer des contenus digitaux. L’outil auteur de Beedeez se doit d’être particulièrement simple. 

Il propose ainsi une interface ergonomique avec une expérience utilisateur pensée pour permettre aux utilisateurs de retrouver facilement et intuitivement les différentes fonctionnalités dont ils pourraient avoir besoin. De plus, son design est moderne, épuré et innovant pour rendre la création de contenu encore plus agréable. 

De multiples fonctionnalités pour de nombreux usages 

Beedeez est une plateforme globale qui permet la gestion complète de la formation, pour cela son outil auteur doit permettre de proposer toutes les étapes de la création de contenu, de son idéation à sa publication. 

Ainsi, l’outil auteur de Beedeez permet dans un premier temps de créer le squelette de la formation afin de poser les axes principaux du contenu et d’avoir une visualisation claire de ce qui sera expliqué.

Une personne peut ainsi créer les différentes parties de la formation avec les titres qui correspondent, et un expert pourra s’occuper dans un deuxième temps de remplir le contenu des parties qui lui sont assignées. Pour cela, il pourra utiliser la bibliothèque de contenus native proposée par Beedeez afin de créer un contenu en choisissant parmi plus de 30 types de contenus aux formats variés et diversifiés.

Pour finir, Beedeez permet aux utilisateurs de réutiliser les contenus qu’ils ont créés. Ils peuvent les modifier, les dupliquer et les importer dans différents comptes afin de vraiment décentraliser le savoir dans l’entreprise et de réutiliser un contenu créé par une équipe pour le partager à une autre équipe.

Vers une co-construction de la formation

Dans “Plateforme de Social Learning” il y a bien évidemment Social Learning. C’est-à-dire que Beedeez, et par conséquent son outil auteur, repose sur un modèle de partage des connaissances horizontal et sur une co-construction de savoir à double sens enrichie en permanence par les interactions entre les différents membres d’un groupe.

C’est pour cela que son outil auteur propose plusieurs fonctionnalités qui favorisent la co-construction du savoir.

Dans un premier temps, un contenu peut être construit par plusieurs personnes différentes. L’une peut par exemple créer les premiers chapitres, l’autre les derniers, ou alors une personne peut proposer une première version et une deuxième peut passer derrière pour modifier.

Mais ce n’est pas tout, un système de commentaire interne est aussi proposé pour permettre aux auteurs de communiquer entre eux et de se laisser des messages concernant certaines parties du contenu ou un avis global sur l’intégralité de la formation proposée.

Pour finir, la plateforme de Social Learning permet également aux apprenants de créer des contenus directement depuis l’interface apprenant. Les contenus, appelés Tips peuvent ensuite être intégrés pour faire partie des formations et enrichir ainsi la base de connaissances de l’entreprise grâce aux connaissances partagées de l’ensemble des collaborateurs.

Une plateforme parfaitement intégrée à l’écosystème de formation

Comme expliqué précédemment, l’écosystème des outils utilisés par les responsables de formation et autres personnes responsables de créer du contenu est relativement conséquent, et on peut vite se retrouver à utiliser plusieurs outils différents pour créer un seul contenu. Autant dire que cela fait perdre beaucoup de temps : il faut faire les contenus, les exporter, les importer, les exporter etc. Bref, ce n’est pas du tout pratique. 

Pour éviter ces problèmes, l’outil auteur de Beedeez est intégré avec de nombreuses solutions pour faciliter la création de contenu. 

Il dispose d’une première intégration avec Canva pour permettre de créer facilement des visuels attirants aux bonnes dimensions et de rendre les contenus de formation plus agréables. De plus, son intégration complète avec H5P permet également de  profiter d’une grande variété de format de contenu qui sorte de l’ordinaire comme des vidéos interactives, des mots croisés ou des jeux de mémoire.  

Beedeez permet également d’importer des documents .pdf et .ppt directement dans son outil auteur et les transforme en quelques secondes en capsule des formations partageable aux apprenants. De cette façon, les contenus déjà existants peuvent facilement être intégrés dans la plateforme et transformés au format souhaité dans le but de proposer un seul point d’entrée pour tous les contenus de formation.

Pour finir, Beedeez compte aussi une intégration avec Deepl, qui permet de traduire en quelques secondes l’intégralité du contenu de formation dans plus de 26 langues sans avoir à sortir de l’outil auteur.

Ainsi Beedeez propose un outil auteur simple et complet qui permet à ses utilisateurs de gérer l’ensemble des étapes de création de contenu sans jamais avoir à quitter l’outil auteur. 

Grâce à son interface complètement intégrée et facile d’utilisation l’outil auteur permet à n’importe qui de créer en quelques instants des supports de formation. 

De plus, son système de co-construction de savoir permet d’élargir la création de contenu à l’ensemble des collaborateurs et permet donc ainsi de tirer parti du savoir de chacun mais aussi de gagner un temps précieux dans la création du contenu, puisque celle-ci est décentralisée.