Comment évaluer une formation ?

Les entreprises du monde entier investissent dans la formation et le développement des compétences de leurs salariés. D’après le Jaune budgétaire 2021 de la formation professionnelle, les dépenses des entreprises en formation pour 2018 auraient augmenté de 7,7%. Évaluer la formation permet, au-delà de contrôler les retours sur investissement en formation, d’identifier les points d’amélioration et les indicateurs clés de la performance des programmes. Enfin, la mesure de la formation permet d’évaluer l’engagement des apprenants et d’adapter les contenus en fonction. 

L’efficacité d’une formation se manifeste sur plusieurs plans. Productivité, engagement, baisse du turnover dans les effectifs, développement global des compétences, compétences acquises ou encore maintien de la compétitivité d’une entreprise. Toute action de formation implique donc un contrôle assidu afin de valider ou non l'effet escompté. Voici une méthode pour évaluer l’efficacité d'une formation, inspirée du modèle d'évaluation de la formation à quatre niveaux de Kirkpatrick auquel nous avons ajouté une étape. 

Contexte de l'évaluation et réglementation

En France, l'obligation légale pour les entreprises d'évaluer leurs formations découle de la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle. 

Cette loi impose aux entreprises de recourir à des documents spécifiques pour évaluer leurs formations. La responsabilité de cette évaluation incombe à l'entreprise, y compris l'évaluation du formateur lui-même, conformément à l'article correspondant.

Étape 1 : Préparer l’évaluation avant la formation : à quoi ça sert

Pour évaluer la formation, il convient en amont de faire un état de l’existant et des besoins afin de disposer de données de référence. Évaluer les besoins en termes de compétences et de connaissances en avant de la formation permet a posteriori de valider s’ils ont été comblés ou non. Il peut s’agir par exemple de tester le niveau des apprenants avant pour le comparer avec leur niveau après. Identifier les buts de la formation et les objectifs d'apprentissage en amont permet de visualiser les résultats attendus. D’autre part, préparer l’évaluation avant le plan de formation implique de rapprocher les objectifs de formation avec les objectifs commerciaux ou de productivité de la structure, afin de valider ensuite l’impact de la formation sur ces points stratégiques. Enfin, en préparation, il convient d’évaluer le meilleur moment pour mettre en place la formation afin qu’elle ait l’impact maximal. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Évaluer les besoins en formation en fonction des objectifs stratégiques de la structure.

2 - Évaluer les besoins en compétences des apprenants en amont et le meilleur moment pour les former.

Étape 2 : Identifier les prérequis

Avant de plonger dans une formation, il est également essentiel d'évaluer les prérequis. Cette étape vise à évaluer les compétences des participants ou stagiaires avant le début de la formation. 

Elle permet de personnaliser l'enseignement pour répondre aux besoins spécifiques de chaque apprenant.

Pour évaluer ces prérequis, il est recommandé de mettre en place les actions suivantes : 

1 - Concevoir un questionnaire d'évaluation des compétences préalables des apprenants.

2 - Analyser les résultats pour identifier les lacunes éventuelles.

3 - Adapter le contenu de la formation en fonction des besoins spécifiques des apprenants.

4 - Prévoir des modules de rattrapage pour combler les éventuelles lacunes constatées.

Étape 3 : Comprendre les attentes des apprenants  

Pour assurer le succès d'une formation, il est primordial de comprendre également les attentes des stagiaires de collaborateurs dès le départ. Cette étape permet de déterminer ce que les apprenants espèrent retirer de la formation, ce qui influence directement son efficacité.

Ce que nous recommandons : 

1 - Organiser des entretiens individuels ou des sondages pour recueillir les attentes des apprenants.

2 - Analyser les réponses pour identifier les objectifs spécifiques de chaque participant.

3 - Personnaliser le contenu et les méthodes pédagogiques en fonction des attentes formulées.

4 - Communiquer clairement les objectifs de la formation aux participants pour aligner leurs attentes avec les objectifs de la formation.

Étape 4 : Évaluer la réaction via l'évaluation de formation

Mesurer le niveau d’engagement des participants ou stagiaires, via un questionnaire par exemple, et la façon dont ils ont reçu chaque formation permet de comprendre de quelle façon son contenu a été assimilé par les stagiaires. Dans le même temps, cette évaluation qualitative permet de formuler des points d’amélioration sur le contenu ou les modalités de formation et de surmonter les freins des apprenants. C'est une manière pour le responsable formation de prendre en compte la satisfaction des participants. Parmi les questions à poser aux apprenants, on pourra trouver par exemple :

• Cette formation valait-elle votre temps ?
• D’après vous la formation était-elle réussie ?
• Quelles parties avez-vous plus aimées et moins aimées ? 
• Que pensez-vous des outils qui ont été utilisés pour dispenser la formation ?
• Quelles sont les trois choses les plus importantes que vous ayez apprises durant cette formation ?
• Pensez-vous pouvoir appliquer ce que vous avez appris dans votre travail ? 
• Etc. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Déterminer un questionnaire d’évaluation axé sur le ressenti des apprenants.

2 - Analyser les réactions et lister les actions à mettre en place par le formateur pour améliorer la formation.

Étape 5 : évaluer les apprentissages pendant et après la formation

Cette étape d’évaluation se concentre sur ce que les apprenants ont ou n’ont pas appris. Évaluer la formation par le prisme des apprentissages permet de valider l’acquisition de compétences ou de connaissances attendues. Cette étape est celle qui s’apparente le plus à un contrôle de connaissances ou d’aptitudes. Dans ce contexte, le bilan d’objectifs et de compétences effectué en amont de la formation donne un point de comparaison pour mesurer l’évolution des capacités des apprenants à la fin de la formation. Mesurer les apprentissages et les compétences acquises impliquent aussi de questionner les apprenants sur leur engagement vis-à-vis de ce qu’ils ont appris et leur confiance quant à leur capacité à le mettre en application. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Tester les apprenants avant et après la formation sur les compétences attendues. 

2 - Réaliser des entretiens d’évaluation verbale pour évaluer l’attitude des apprenants vis-à-vis de ce qu’ils ont appris.

Étape 6 : Mesurer les comportements grâce à l'évaluation

La connaissance théorique n’est pas très utile à l'entreprise si elle ne peut pas être appliquée. La quatrième étape pour mesurer la formation permet d’évaluer si les compétences enseignées sont mises en application. Cette étape permet de comprendre si les apprenants ont besoin d’aide dans la transition entre théorie et pratique. Mesurer les comportements permet de valider des changements de comportement chez les apprenants en fonction de ce qu’ils ont appris et des objectifs de la formation. Cette phase de mesure basée principalement sur l’observation est plus longue qu’un entretien ou une évaluation de type “test”, elle demande l’attention des encadrants durant plusieurs semaines pour réellement observer des changements. Les apprenants ont-ils mis à profit une partie de leur apprentissage ? Sont-ils capables d'enseigner leurs nouvelles connaissances, compétences ou attitudes à d'autres personnes, par exemple lors d'une séance de social learning ? C’est dans cette phase d’évaluation qu’il est important de mettre en place des mécanismes de renforcement positif, en récompensant les apprenants qui manifestent le comportement attendu après la formation. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Mettre en place une phase d’observation des apprenants dans lesquelles des changements de comportement attendus seront évalués.

2 - Déterminer un système d’encadrement et de récompense dans une démarche de renforcement positif.

Étape 7 : Évaluation des résultats

Lorsque l’on parle d'évaluer la formation par le prisme des résultats, on parle des résultats attendus à l’échelle de la structure ou de l’entreprise. La formation a-t-elle eu un retour sur investissement positif ? A-t-elle permis d'atteindre un objectif stratégique comme l’augmentation des ventes ou une plus grande productivité ? L’engagement des collaborateurs est-il amélioré ? La satisfaction client a-t-elle augmenté ? A-t-elle permis de favoriser la collaboration en entreprise ? C’est en réalité la partie la plus difficile à évaluer, car elle doit permettre d'établir des liens de causalité entre la formation et des phénomènes plus ou moins macro dans l’entreprise. C’est pour cette raison que poser les bases en listant les objectifs attendus en amont de la formation permet de fournir un référentiel d'évaluation précis pour évaluer ses effets sur l’entreprise. 

-> Quelles actions mettre en place ?

1 - Lister les indicateurs de performance en se basant sur les objectifs de formation et les résultats attendus.

2 - Déterminer une période d’évaluation des indicateurs de performance voulus. Elle doit démarrer en amont de la formation pour identifier de possibles changements et continuer tout au long de la formation.

Étape 8 : Évaluation du transfert de compétences et d’application

Après la formation, il est crucial de vérifier si les compétences acquises ont été appliquées sur le lieu de travail. Cette évaluation mesure donc l'impact de la formation sur la performance au travail.

Nos recommandations : 

1 - Lancer un suivi post-formation pour évaluer la mise en pratique des compétences acquises.

2 - Recueillir des retours d'expérience sur l'application des compétences dans leur environnement professionnel.

3 - Mesurer les indicateurs de performance pertinents pour mesurer l'impact de la formation sur la productivité et la qualité du travail.

4 - Proposer des séances de coaching ou de soutien pour les aider à appliquer efficacement leurs compétences sur le terrain.

Étape 9 : Évaluation postérieure de rétention 

Dernière étape si vous voulez encore améliorer votre formation, il faut maintenant regarder sur le long terme, plusieurs mois après la formation. Cette étape permet de mesurer l'impact continu sur l'efficacité du formé, de son équipe et de l'organisation dans son ensemble. Les informations communiquées durant la formation ont-elle bien été retenues ? 

Les actions à effectuer : 

1 - Planifier des évaluations régulières à intervalles définis après la formation.

2 - Mesurer la durabilité des compétences acquises et leur contribution à l'amélioration de la performance au fil du temps.

3 - Recueillir des témoignages et des retours d'expérience à long terme pour documenter les avantages continus de la formation.

4 - Adapter la formation en fonction des résultats de l'évaluation postérieure pour assurer une meilleure rétention de connaissance..

Questionnaires, quiz, entretiens, ou encore des évaluations numériques grâce à des logiciels de gestion des formations, vous n’avez plus qu’à choisir le ou les outils qui vous aideront à recueillir toutes ces précieuses données pour améliorer vos formations !