Cas d’usage du LMS : onboarding

Un LMS est l’abréviation de Learning Management System, une plateforme de gestion de l’apprentissage. Cette plateforme de formation digitale permet d’organiser et de développer la formation des collaborateurs au sein de l’entreprise. Le LMS optimise particulièrement l’onboarding, c’est-à-dire l’intégration des nouveaux collaborateurs dès leur embauche jusqu'à leur arrivée dans l’entreprise.

Le LMS facilite non seulement l’onboarding des nouvelles recrues, mais aussi le travail des managers et du service des ressources humaines. Plus le plan d’intégration est efficace, plus les nouveaux collaborateurs sont prêts à donner le meilleur d’eux-mêmes. 

Alors, quels sont les cas d’usage du LMS pour intégrer et développer un nouveau collaborateur ?

Qu'est-ce qu'un LMS et pourquoi est-il essentiel pour l'onboarding ?

Définition et fonctionnalités clés d'un LMS

Un Learning Management System (LMS) est une plateforme en ligne dédiée à la gestion de la formation et au développement des compétences dans l’entreprise. 

Ses principales fonctionnalités incluent la création et la distribution de contenus de formation, la gestion des inscriptions, le suivi des progrès des apprenants, et l'évaluation des compétences. Les LMS modernes offrent aussi des outils de communication, comme des forums et des chats en direct, facilitant l'interaction entre participants et formateurs.

Les LMS automatisent de nombreuses tâches administratives, comme l’envoi de rappels pour les sessions de formation, la génération de rapports d’avancement, et la gestion des certifications. Cela libère du temps pour les formateurs et les responsables RH et les aide à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le mentorat et le coaching personnalisé.

Importance de l'onboarding dans les stratégies RH

L'onboarding, ou l’intégration des nouveaux employés, est un processus essentiel pour les ressources humaines (RH). Un bon onboarding accélère l'adaptation des nouvelles recrues, réduit le taux de rotation du personnel et augmente la productivité. 

Un onboarding efficace va au-delà de la simple transmission des informations de base sur l’entreprise et le poste. Il s’agit d’immerger les nouveaux salariés dans la culture de l’entreprise, de leur fournir les outils et les ressources dont elles ont besoin pour réussir, et de créer des opportunités d’interaction avec leurs collègues. Cela contribue à créer un sentiment d’appartenance et à renforcer la motivation des nouveaux employés dès le premier jour.

Avantages de l'utilisation d'un LMS pour l'intégration des employés

L'utilisation d'un LMS pour l'onboarding offre de nombreux avantages. Il centralise toutes les informations et les ressources nécessaires à l'intégration des nouveaux employés et rend le processus plus fluide et cohérent. Les nouveaux employés peuvent par exemple accéder à des modules de formation à leur propre rythme, et leurs managers auront accès à leurs progrès en temps réel. 

Cas d’usage 1 : Augmenter la productivité et la performance de la nouvelle recrue

Le LMS permet à la nouvelle recrue de devenir opérationnelle rapidement. En proposant différents tests et quiz, le nouvel arrivant s'imprègne des attentes de l’entreprise et sait comment agir dès ses premiers jours de travail. Grâce au LMS, il peut apprendre à son rythme et de manière personnalisée, ce qui augmente la productivité de l’entreprise.

À ne pas oublier :

• Créer un parcours spécifique pour l’onboarding du nouveau collaborateur pour qu’il soit plus performant et opérationnel très rapidement.

Cas d’usage 2 : Améliorer l’expérience utilisateur lors de l’onboarding du collaborateur

Le LMS améliore l’expérience utilisateur lors de l’onboarding. Il permet à la nouvelle recrue de se familiariser avec son équipe de travail et avec la culture de l’entreprise de manière ludique. Plus le contenu est divertissant et gamifié, plus les employés trouvent du plaisir à se former, que ce soit à travers des vidéos, des quiz ou des défis.

À ne pas oublier :

• Développer des ateliers entre la nouvelle recrue et les autres collaborateurs de l’entreprise pour créer une cohésion.
• Affecter un parrain à la nouvelle recrue. 

Cas d’usage 3 : Former et évaluer le nouveau collaborateur

Un bon collaborateur est avant tout bien formé et en accord avec les valeurs de l’entreprise. Son engagement sera plus fort s’il se sent important et à sa place. Le LMS permet de former le nouveau collaborateur tout au long de son onboarding et de collecter des données. Les ressources humaines et les managers peuvent ainsi suivre l’avancée de la formation grâce aux différents outils utilisés.

À ne pas oublier :

• Le LMS permet de suivre le temps passé par le nouvel employé sur les formations et les quiz, et de connaître les résultats. En cas de performance insuffisante, des ajustements peuvent être faits pour accompagner davantage le collaborateur.
• Les modules peuvent être personnalisés pour développer les softs skills et les compétences du nouveau collaborateur.

Étapes clés pour mettre en place un onboarding efficace avec un LMS

Planification et développement des contenus de formation

La première étape pour mettre en place un onboarding efficace avec un LMS est la planification et le développement des contenus De formation. Il est essentiel de définir clairement les objectifs de formation, d'identifier les compétences clés à développer et de créer des contenus adaptés à ces besoins. Les modules de formation doivent être structurés de manière logique et progressive, afin de guider les nouvelles recrues tout au long de leur parcours d'apprentissage.

Pour garantir l’efficacité du contenu, il est recommandé de collaborer avec des experts pour créer des modules de formation informatifs, pertinents et engageants (études de cas réels, scénarios interactifs, activités pratiques, etc.).

Personnalisation du parcours d'apprentissage

La personnalisation est un facteur clé de succès pour l'onboarding. En utilisant les capacités d'un LMS, les entreprises peuvent créer des parcours d'apprentissage personnalisés qui répondent aux besoins spécifiques de chaque employé. Cela inclut la sélection de modules de formation pertinents, l'ajustement des niveaux de difficulté et l'intégration de contenus spécifiques au rôle et à l'industrie de l'entreprise.

Les parcours d'apprentissage personnalisés tiennent compte des compétences préexistantes des nouveaux salariés ainsi que de leurs objectifs professionnels. Par exemple, un salarié ayant déjà une solide expérience en gestion de projet pourrait avoir un parcours de formation différent de celui d'une recrue novice dans ce domaine. 

Suivi des progrès et évaluation

Les LMS offrent des outils de suivi et d'évaluation intégrés pour permettre aux managers de surveiller les performances, de fournir des retours constructifs et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Chaque employé bénéficie alors d'un soutien et de ressources adaptées. 

Les évaluations peuvent inclure des quiz, des tests pratiques, des exercices interactifs et des projets de groupe. Ces outils permettent non seulement de mesurer les compétences acquises mais aussi de s’assurer que les recrues appliquent efficacement leurs connaissances. Les résultats des évaluations aident à identifier les domaines nécessitant des améliorations et à ajuster les parcours de formation en conséquence.

Intégration des nouvelles technologies et automatisation dans l'onboarding

Automatisation des tâches répétitives et intégration des outils

L'automatisation des tâches répétitives, comme l'inscription aux formations, l'envoi de rappels et la génération de rapports, permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité du processus d'onboarding. En intégrant des outils comme les calendriers, les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS), de formation (LMS) et les plateformes de communication, les entreprises peuvent créer un environnement de formation cohérent et sans faille.

L’automatisation réduit les risques d'erreurs humaines et garantit que toutes les étapes du processus d'onboarding sont suivies de manière uniforme. Cela libère également les ressources humaines pour qu'elles puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme le mentorat et l'accompagnement des nouvelles recrues.

Utilisation de micro-apprentissage et d'activités de groupe

Le micro-learning (ou micro-apprentissage) consiste à offrir des modules de formation courts et ciblés qui peuvent être réalisés rapidement. Cette approche est particulièrement efficace pour l'onboarding, car elle permet aux nouveaux talents de se concentrer sur des sujets spécifiques sans se sentir submergées. 

Le micro-learning favorise également la flexibilité, et permet aux employés de s'entraîner à leur propre rythme et d'intégrer facilement l'apprentissage dans leur emploi du temps quotidien.

Les modules de micro-learning peuvent inclure des vidéos courtes, des infographies, des articles et des quiz rapides. Ces formats permettent de distiller les informations essentielles de manière concise et attrayante. En associant ces modules à des formations plus longues, les entreprises peuvent mettre en place un programme d'onboarding équilibré pour maintenir l'intérêt et l'engagement des nouvelles recrues.

Engagement des parties prenantes et rôle des “onboarding buddies”

Importance de l'engagement des différentes parties prenantes

L'engagement des parties prenantes, y compris les managers, les collègues et les départements des ressources humaines, est essentiel pour un onboarding réussi. Chacun joue un rôle clé dans le soutien et l'accompagnement des nouvelles recrues. En impliquant activement toutes les parties prenantes, les entreprises créent un environnement de soutien qui facilite l'intégration et favorise la réussite à long terme des employés.

Les parties prenantes doivent être bien informées et préparées pour accueillir et accompagner les nouveaux arrivants. Des sessions de formation spécifiques peuvent être organisées pour les managers et les collègues afin de leur expliquer leurs rôles et responsabilités dans le processus d'onboarding. 

Implémentation des “onboarding buddies” dans le processus

Les “onboarding buddies” ou (“parrains/marraines”) sont des employés expérimentés qui accompagnent les nouvelles recrues tout au long de leur période d'intégration. Ils fournissent un soutien personnel, partagent leurs connaissances et aident à naviguer dans la culture d'entreprise. La mise en place d'un programme de parrainage structuré, géré via un LMS, permet de s'assurer que chaque nouvelle recrue reçoit un soutien adapté et continu.

Les parrains jouent un rôle crucial en aidant ces nouveaux salariés à s’orienter dans l’entreprise, à comprendre les attentes et à s’intégrer socialement. Ils peuvent offrir des conseils pratiques, répondre aux questions et servir de modèle. Un bon programme de parrainage peut grandement accélérer le processus d'intégration et réduire le stress pour les nouvelles recrues.

Nos conseils pour optimiser l'interaction entre les collaborateurs

Pour optimiser l'interaction entre les employés, nous vous conseillons de créer des opportunités de communication régulières et variées. Cela peut inclure des réunions hebdomadaires, des sessions de mentorat, des événements d'équipe et des forums de discussion en ligne. En utilisant un LMS (comme celui de Beedeez) pour faciliter ces interactions, les entreprises peuvent s'assurer que les nouvelles recrues se sentent connectées et soutenue grâce à l’analyse des différentes données.

Les forums de discussion en ligne et les groupes de messagerie instantanée permettent à vos nouveaux arrivants de poser des questions et d’échanger avec leurs collègues à tout moment. Les événements sociaux, comme les déjeuners d’équipe et les sorties, renforcent aussi les liens personnels et créent un sentiment de communauté. 

Ce qu’il faut retenir

• • Le LMS est très bénéfique pour faciliter l'intégration et améliorer les compétences des nouveaux employés, tout en les formant aux attentes et aux valeurs de l'entreprise (surtout si le parcours est personnalisé). 
  • Il permet de créer plus de liens avec l’ensemble des salariés de l’entreprise et de développer un cadre de confiance. La productivité et la performance de l’entreprise n’en seront alors que meilleures.
  • L'automatisation des tâches répétitives, comme l'inscription aux formations, l'envoi de rappels et la génération de rapports, permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité du processus d'onboarding. 
  • L'engagement des parties prenantes, y compris les managers, les collègues et les départements des ressources humaines, est essentiel pour un onboarding réussi.
  • Pour optimiser l'interaction entre les employés, il est important de créer des opportunités de communication régulières et variées. 
  • La mesure et l'amélioration continue sont essentielle pour garantir l'efficacité du processus d'onboarding.