Les Learning Management Systems (LMS) offrent des fonctionnalités essentielles telles que la gestion centralisée des cours, le suivi des progrès des apprenants, des outils d'évaluation intégrés, des options de communication interactive et la compatibilité avec divers formats de contenu.
La question de l'engagement des apprenants est centrale pour les professionnels de la formation. Elle permet d'avoir des retours quant à l'accueil réservé aux formations e-learning par les participations et de comprendre les remontées statistiques des plateformes de LMS.
Si vous venez du monde de la formation, vous avez sûrement déjà dû entendre parler du “LMS”. Le Learning Management System (ou “système de gestion de l’apprentissage” en français) est au cœur de toutes les discussions sur l’e-learning. Il permet de centraliser les acteurs de la formation et tous les contenus pédagogiques sur une même plateforme.
Mais quelles fonctionnalités propose-t-il concrètement ? Et comment choisir le meilleur LMS pour votre organisation ?
Nous avons pris l’exemple de “Ton Chat dans un Pot” pour illustrer cet article. Il s’agit d’une start-up fictive qui propose des photos de chatons ou de chiots qui posent dans des paniers, des pots en terre, des chaussures… Suivez le guide !
Le Learning Management System (LMS) : quel impact pour la formation en entreprise ?
Avant de déployer ce type de solution dans votre entreprise, il est essentiel d’en connaître la définition et les avantages concrets pour votre organisation.
Qu'est-ce qu'un Learning Management System ?
Le Learning Management System (LMS) est une plateforme de gestion de l’apprentissage et des formations en ligne. Installé sur un réseau intranet ou Internet, cet outil permet aux apprenants d’accéder à des cours à distance, tout en offrant des dispositifs de pilotage à l’équipe de formateurs.
L'expérience LMS en entreprise : vers une formation professionnelle 2.0 ?
L’intérêt même d’une formation en ligne étant de faciliter l’apprentissage, le LMS propose un accès simple aux ressources pédagogiques. L’interface de la plateforme permet aux apprenants de choisir les modules qui les intéressent et d’apprendre directement en se connectant au système : marketing, comptabilité, e-commerce...
Les employés de Ton Chat dans un Pot ont accès à toutes sortes de ressources pour mieux s'étendre sur le marché du poster mignon. Ou glauque. Les avis sont partagés.
Afin de répondre aux besoins d’accessibilité des apprenants modernes, le LMS s’adapte à différents types de supports, tels que les ordinateurs, les tablettes ou encore les smartphones. Ainsi, il n’existe aucune limite géographique. La formation est accessible à tout moment et n’importe où dans le monde grâce au mobile learning et au modèle ATAWADAC : anytime, anywhere, any device, any content.
En fonction des objectifs de la formation, le LMS peut également être personnalisé à loisir. Les modalités d’usage et d’accès peuvent être modifiées selon le type de cours à dispenser, avec des espaces d’authentification et des possibilités de sélection de niveau par exemple. On peut aussi créer des modules très spécifiques pour le lancement d’un produit ou sur un outil en particulier.
Pour Ton Chat dans un Pot, nous avions créé "Mignon ou pas mignon : le mauvais exemple de la taupe qui chante". Il avait vraiment bien marché, celui-là.
Les 15 fonctionnalités clés d’une bonne plateforme de Learning Management System (LMS)
Une organisation efficace du contenu de formation
Le LMS permet de proposer des contenus de formation à vos collaborateurs, mais aussi d’organiser ces contenus de façon efficace. Ainsi, un membre de l’équipe Marketing devrait avoir accès en priorité à des contenus en lien avec son cœur de métier (techniques marketing, gestion des réseaux sociaux…) sans faire défiler le contenu des autres équipes.
D’ailleurs, de plus en plus d’outils proposent la fonction de “recherche” : un vrai gain de temps pour les apprenants !
Une interface utilisateur intuitive et facile d’accès
L’interface utilisateur d’un LMS est souvent intuitive et simple d’utilisation. Et c’est un véritable avantage ! Les anciennes solutions de formation demandaient parfois une prise en main très longue, et cela pouvait démotiver les apprenants (et les formateurs !). Mais aujourd’hui, créer et suivre un module n’a rien de bien sorcier. Le parcours est parfaitement réfléchi et les utilisateurs peuvent explorer et trouver facilement ce qu’ils recherchent.
Un apprentissage ludique et gamifié sur une plateforme dédiée
Afin de motiver les participants tout au long du parcours, les plateformes LMS permettent la mise en place de systèmes pédagogiques ludiques. Ces mécaniques de jeu sont efficaces pour dynamiser la formation et renforcer l’engagement des apprenants.
Les quiz sont les plus utilisés, permettant aux participants d’évaluer leurs compétences et d’acquérir de nouvelles connaissances en relevant des défis. Afin d’aider l’apprenant à progresser, les systèmes de notifications sont de plus en plus orientés vers l’aspect pédagogique.
La plateforme permet également l’organisation de travaux individuels ou en équipe, avec des points à gagner. L’établissement de tableaux de classements et les distributions de badges sont autant d’outils qui suscitent l’intérêt des participants. Ces dispositifs de gamification peuvent être intégrés à la plateforme.
Un système de récompense aide à motiver les apprenants dans l'obtention de nouvelles compétences. N'hésitez pas à varier ces récompenses.
Des parcours d'apprentissage et des cours personnalisés
La plupart des LMS proposent des parcours d’apprentissage sur une thématique globale pour atteindre un objectif d’apprentissage précis (défini lors de l’élaboration du plan de formation). Cet objectif étant parfois trop large, il est alors nécessaire de “découper” le thème général en plusieurs modules. L’apprenant suit ces différents cours à travers un parcours guidé et progressif.
Ce parcours peut être personnalisé selon le niveau ou l’objectif d’apprentissage de l’apprenant.
Des dispositifs de communication et d’assistance optimisés
Une formation en ligne sur LMS ne se résume pas au téléchargement de supports de cours. Au contraire, l’apprentissage à distance se voulant plus dynamique, la plateforme dispose de nombreux outils de communication et d’interaction.
La plupart des LMS mettent à disposition des utilisateurs :
- Un forum de discussion, permettant aux apprenants et formateurs d'échanger ;
- Un système de courriel, offrant la possibilité d’envoyer un e-mail depuis la plateforme.
Différentes formes d’assistance sont également accessibles, dont :
- Des guides pratiques ;
- Des fiches conseils ;
- Des tutoriels ;
- Des systèmes de discussion instantanée qui permettent aux apprenants de contacter directement le formateur.
D’autres fonctionnalités peuvent aussi être fournies par le LMS, mais l’accès à des services spécifiques implique souvent des frais supplémentaires.
Des supports adaptés au Social Learning
Les formations en ligne étant de plus en plus axées sur un aspect collaboratif, le LMS a été conçu afin de répondre à ces besoins d’interactions grâce au social learning.
Ainsi, la plateforme peut comporter de nombreux lieux d’échanges :
- Une bibliothèque de ressources, dans lequel les participants peuvent réaliser des partages en ligne ;
- Un forum qui permet de poser des questions ou de partager des connaissances entre apprenants ;
- Un fil d’actualité intégré pour enrichir les ressources ;
- Des espaces dédiés aux travaux de groupe en ligne, permettant de valoriser l’esprit de collaboration chez les participants ;
- Des classes virtuelles qui permettent d’organiser les apprenants en groupe ;
- Un board de partage de photos de bébés animaux (dans certaines entreprises).
Une évaluation simplifiée et le suivi des performances
Vous avez sûrement créé votre formation pour atteindre un objectif précis : alors n’oubliez pas d’évaluer vos apprenants ! Il est indispensable de suivre leur progrès tout au long de leur apprentissage. Ont-ils correctement assimilé toutes les notions nécessaires ? Sur quels modules bloquent-ils ? L’idéal est de faire passer des quiz ou des examens à la fin de chaque module pour réussir à récolter le maximum de données.
L’amélioration continue grâce aux retours de vos équipes
Il est aussi fortement recommandé de vous intéresser aux retours de vos salariés en termes de formation. Les modules proposés leur conviennent-ils ? Ont-ils besoin de se former sur d’autres sujets ? Recevoir et analyser ces retours est primordial pour adapter votre contenu et ajuster votre matériel pédagogique.
Le suivi détaillé des performances de vos apprenants
Presque toutes les plateformes LMS disposent de systèmes de reporting et d’analyse. Ces outils permettent, non seulement, de recueillir les informations concernant les activités des apprenants, mais aussi d’évaluer leurs performances tout au long du parcours.
Les formateurs peuvent :
- Obtenir des rapports sur la réalisation de contenus d’apprentissage ;
- Déterminer le pourcentage de participants ayant atteint les objectifs ;
- Analyser la validité des tests ;
- Suivre la progression des apprenants au fil des modules d’apprentissage ;
- Identifier les tendances dans le cadre de la formation.
Certains LMS facilitent les suivis en fournissant des interprétations graphiques, telles que des diagrammes. En fonction des objectifs de la formation, des outils d’évaluation spécifiques peuvent par ailleurs être intégrés à la plateforme, dont des systèmes de notifications automatisés ou des espaces dédiés à l’évaluation entre pairs.
Notons que cette dernière option est déconseillée quand les apprenants de la "team chiots" sous-notent exprès ceux de la "team chatons" et inversement. N'est-ce pas, Ton Chat dans un Pot.
La gestion des utilisateurs et l’attribution des rôles en ligne
Avant de choisir votre LMS, vous devez vous assurer que la gestion des utilisateurs soit simple et intuitive. De nombreuses personnes vont être amenées à collaborer sur une même plateforme : formateurs, apprenants, organisateurs, administrateurs…
Il est donc indispensable de pouvoir créer et organiser facilement chaque profil. Des accès seront alors créés pour chacun d’entre eux, et des rôles spécifiques leur seront attribués.
La délivrance de certifications et les formations de conformité
Pour certaines entreprises, il existe des enjeux de conformité. Votre LMS peut devenir votre partenaire dans la formation à la conformité de vos équipes. Assurez-vous qu’il dispose des fonctionnalités nécessaires pour dispenser ce type de formation à l’ensemble de l’entreprise.
Faites également attention à ce que votre LMS puisse délivrer des certifications aux collaborateurs afin de prouver leur conformité.
Ton Chat dans un Pot a par exemple pu délivrer un certificat aux salariés ayant suivi la formation de conformité et de sécurité “Panier et boîte en carton : sensibilisation à la loi de sécurité des abris pour petits chatons.”
La gestion et la migration des données depuis votre LMS
Le LMS est un véritable outil de gestion. Il permet de gérer l’ensemble des cours et des activités des apprenants sur un seul portail.
Les formateurs peuvent créer des plans de formation précis et intégrer directement les cours sur la plateforme. En fonction du but de la formation, ces ressources peuvent être catégorisées et assignées automatiquement par rôle ou par service.
Des spécifications LMS offrent aussi de nombreuses fonctionnalités de gestion, telles que des systèmes de mémorisation des actions des participants. Combien de fois l’apprenant s’est-il connecté ? Quelle est la durée du temps passé par module ? Grâce à ces dispositifs, toutes les données sont récoltées automatiquement, permettant aux formateurs de détecter les failles et d’améliorer la formation en conséquence.
Ainsi, Ton Chat dans un Pot a pu constater que la formation "faire poser les animaux" à l'intention des photographes n'était pas assez complète. En effet, faire tenir un chaton dans un panier plus de cinq secondes et immobile en plus, est une tâche qui relève de la pénibilité au travail.
Parmi les supports de spécifications LMS, les normes SCORM 1.2, AICC 3.5 et SCORM 2004 sont les plus connues.
Les méthodes de déploiement d’un LMS
Le LMS s’apparente à un logiciel qui peut être installé sur un support ou accessible directement en ligne.
- Les LMS hébergés sur le cloud
Proposées par un fournisseur LMS, ces plateformes sont déjà mises en ligne. Leur accès se fait à partir d’un identifiant et d’un mot de passe fournis. Ces plateformes en mode cloud ne nécessitent pas le déploiement d’un service informatique en interne, mais sont parfois impossibles à personnaliser. La maintenance technique est entièrement à la charge du fournisseur.
Ces plateformes LMS sont à télécharger et à installer. Les formats open source sont les plus utilisés, car très modulables. Ils peuvent s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise. Ils sont généralement gratuits, mais nécessitent souvent l’expertise d’un programmeur informatique. Il existe également des LMS sous licence payante, sous forme d’achat ou d’abonnement, qui peuvent fournir des fonctionnalités plus avancées.
Les entreprises proposant ce genre de services se voient d'ailleurs commander du contenu un peu étrange. Du style "comment mettre un nœud rose sur la tête d'un bébé lapin". Ayons une pensée pour ceux qui doivent faire les recherches.
La bonne intégration du LMS avec les autres outils de votre entreprise
Le LMS doit faire partie intégrante de votre écosystème de logiciels d’entreprise. En effet, il est indispensable qu’il soit compatible avec les systèmes RH de gestion des talents par exemple ; ou encore, avec des outils de vidéoconférence, afin de délivrer des formations synchrones, à distance.
Le respect des normes e-learning (SCORM, xAPI) et la compatibilité mobile
Avec le développement des solutions de formation, sont apparues des normes reconnues par tous les logiciels.
Avant de choisir votre LMS, vous devez donc vous assurer qu’il soit compatible avec ces nouvelles normes, et qu’il supporte le format que vous utilisez dans votre entreprise. Le format SCORM est le plus répandu, et plus récemment, le format xAPI s’est beaucoup développé.
