Le choix d’une plateforme pour gérer vos contenus de formation n’est jamais simple : LMS, outil-auteur, LCMS, LXP… Tous ces acronymes peuvent faire peur, mais ils cachent en réalité des solutions très simples à mettre en place dans votre organisation.
Alors, à quoi servent tous ces outils ? Quelle solution choisir pour votre entreprise ? Et quelle différence entre toutes ces options ?
LMS et outil-auteur : de quoi parle-t-on ?
Qu’est-ce qu’un LMS (Learning Management System) ?
Un Learning Management System (LMS) ou “Système de Gestion de l’Apprentissage” est une plateforme de gestion de l’apprentissage en ligne. Il s’agit d’ailleurs de la première solution apparue sur le marché et largement plébiscitée après la pandémie de COVID-19.
Un LMS permet, entre autres, la gestion des acteurs de formation (administrateurs, apprenants, formateurs) et de tous vos modules d’apprentissage.
Il est aussi d’une grande aide dans l’analyse et le suivi des données de vos apprenants selon les résultats obtenus à leurs évaluations en ligne.
Qu’est-ce qu’un outil auteur en formation ?
Un outil de création e-learning (ou “outil-auteur”) est une solution de création et d’édition de tous vos contenus d’apprentissage. Il est essentiel pour la conception de vos modules e-learning et doit être simple d’utilisation.
Indépendant ou intégré à votre plateforme de formation, il peut aussi permettre de combiner différents médias pour créer des modules d’apprentissage uniques.
Quelles sont les caractéristiques d’un LMS et d’un outil-auteur ?
Les fonctionnalités d’un LMS
Il existe de multiples LMS, et avec eux, une multitude de fonctionnalités. La première, commune à tous, est le stockage et l’organisation de votre contenu e-learning.
En effet, votre LMS vous permettra de créer thèmes et des sous-thèmes pour trier vos modules. Vous pourrez également attribuer ces formations à n’importe quel apprenant et suivre ses résultats.
Les administrateurs de la plateforme pourront aussi s’intéresser aux KPIs de leur matériel pédagogique et aux évolutions des salariés. Bref, c’est un outil de gestion complet et centralisé.
Voici d’autres fonctionnalités que vous pourrez retrouver dans un LMS :
- Gestion et tri des modules de formation du catalogue
- Administration des utilisateurs (formateurs, administrateurs, apprenants)
- Allocation des formations aux différents utilisateurs
- Importation des modules dans un format SCORM
- Importation des modules dans un format xAPI
- Suivi de la performance et de l’efficacité de vos formations
- Connexion du LMS à d’autres systèmes internes (SIRH, par exemple)
- Exportation des rapports et des statistiques détaillés pour chaque formation et/ou apprenant
- Génération de certificats
Certains LMS proposent également des fonctionnalités de gamification : playlists, recommandations de contenus, apprentissage social… Ce type de plateforme se rapproche d’ailleurs plus d’un LXP.
Les fonctionnalités de l'outil auteur
Un outil auteur permet, comme son nom l’indique, de créer des contenus de formation. Le rôle de concepteur est d’ailleurs un métier à part entière ! Il doit rédiger, élaborer et créer les formations sur ce type d’outil en fonction des besoins formulés par l’entreprise.
Un outil auteur peut proposer des fonctionnalités très basiques (proche d’un PowerPoint optimisé), ou plus avancées avec de la création de contenus multi-formats par exemple.
Un outil auteur peut vous permettre de :
- Créer des formations
- Créer des évaluations
- Gérer les balises (tags) et l’organisation de vos contenus
- Administrer des auteurs ou groupes d’auteurs
- Importer vos contenus existants (images, vidéos, PDF, Word, PowerPoint…)
- Exporter les modules créés au format SCORM, xAPI ou PDF.
- Personnaliser le contenus à vos couleurs (logo, branding, image de fond…)
- Traduire vos modules en différentes langues
- Activer une option d’adaptive learning
- Activer des fonctionnalités collaboratives
- Créer des activités interactives et des jeux (gamification)
Dans certains cas, l’outil auteur propose même des fonctionnalités d’automatisation de la création des modules en passant par de l’IA générative.
Enfin, l’outil auteur n’est pas seulement aux mains des administrateurs ou des formateurs. Il peut aussi être administré à des employés pour qu’ils créent du contenu sur leurs sujets d’expertise. On parle alors d’Employee Generated Learning (EGL).
Quels sont les avantages d’un LMS et d’un outil auteur ?
Les avantages du LMS : contenu centralisé et données en temps réel
Le LMS présente de nombreux avantages pour tout type d’entreprise. Globalement, il convient aux entreprises qui ont déjà créé du contenu ou acheté des modules à un partenaire de formation (au format SCORM).
Le LMS permet en effet d’héberger toutes vos formations et vos ressources d’apprentissage au même endroit. Sa mise en place est peu coûteuse (si vous optez pour de la location) et c’est un gain de temps considérable pour l’entreprise. Elle peut dès lors mesurer l’impact de ses dispositifs de formation, suivre la progression des collaborateurs et le tout, en sécurité !
Les avantages de l'outil-auteur : création simplifiée et modules engageants
L’outil auteur permet aux administrateurs de formation de créer facilement des cours e-learning captivants et engageants.
Choisir un outil auteur, c’est gagner du temps sur l’élaboration de vos modules, tout en proposant du contenu personnalisé et adapté à chaque apprenant.
Un bon outil auteur peut décupler votre taux de complétion et avoir un réel impact sur l’efficacité de vos formations. Les modules créés sur ce type d’outil sont souvent ludiques, interactif et rendent les apprenants maitres de leur apprentissage.
La plupart de ces outils sont compatibles SCORM, la norme de format développé par ADL, qui permet d’exporter ses contenus directement dans un LMS.
Qu’en est-il du LCMS et du LXP ?
Mais qu’en est-il du LCMS et du LXP ?
Le LCMS (Learning Content Management System) est le combo du LMS et de l’outil auteur. Il s’agit d’une plateforme qui permet à la fois de créer et de partager son contenu de formation, d’analyser vos résultats, et de gérer les accès de différents intervenants.
Un LXP est un LCMS qui se concentre sur l’expérience de formation des salariés. Il propose souvent des parcours d’apprentissage interactif, des classes virtuelles, des murs collaboratif… La gamification peut avoir un rôle très important à jouer dans le LXP !
Comment choisir entre un LMS et un outil-auteur ?
Alors, quelle solution choisir pour votre entreprise ? Les deux options comportent leur lot d’avantages et tout un tas de fonctionnalités. Votre choix devra donc se porter sur la solution qui répond le plus à vos besoins.
Quelques critères pour choisir un bon outil auteur :
- création de contenu sur mesure ;
- mise à jour autonome ;
- améliorations par rapport au LCMS existant.
Quelques critères pour choisir votre LMS :
- facilité de prise en main et d’usage ;
- diffusion de contenus digitaux existants ;
- administration des participants ;
- suivi des indicateurs ;
- intégration à votre stack technique actuel (SIRH…).
Avant de vous lancer, demandez-vous également si vous préférez acheter votre solution et l’héberger en interne, ou si vous choisissez de la louer à l’éditeur. Les deux options présentent chacune des avantages et des inconvénients (coût, facilité d’installation, personnalisation…). Mais ne perdez pas de vue vos objectifs !
Vous connaissez à présent la différence entre un outil auteur et un LMS. Les deux plateformes répondent à deux besoins différents, mais complémentaires : la création de contenus pédagogiques et la gestion de ces contenus par les acteurs de vos formations. Selon nous, le combo gagnant est l’utilisation conjointe de l’outil auteur et du LMS. Certaines solutions, comme celle de Beedeez, proposent d’ailleurs un outil auteur intégré dans leur plateforme LMS.
