RECEVOIR UNE DEMO
SE CONNECTER

Solution Mobile Learning

L'expérience Mobile Learning pour transformer la manière d'apprendre dans votre entreprise 

En savoir plus →

Collaborative Back-office

Back-office ultra intuitif pour une transmission de connaissance instantanée

En savoir plus →

Social Learning Hub

User Generated Content, communautés apprenantes. Récupérez le savoir où il se trouve

En savoir plus →

produit-menu-02
Menu
GET A DEMO
LOG IN

Onboarding : Le guide ultime (2021)

 

ancre 1

Définition de l’onboarding 

L’onboarding provient de l’expression anglaise “to get on board” qui signifie littéralement “monter à bord”. Souvent utilisée par le secteur aérien pour définir le fait de faire monter les passagers dans un avion, elle a une seconde définition au sein des entreprises. Si l’on décrit de manière simple l’onboarding, c’est le processus ou le parcours que vit un nouveau salarié à partir du moment où il est informé de son embauche (pre-boarding) jusqu’à la prise complète de son poste (intégration). L’objectif est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée du nouveau salarié au sein de l’entreprise.

 

Pour certains, l'onboarding commence dès le premier échange de mail. Pour d’autres, le premier jour du collaborateur dans l’entreprise. Ce processus se fait généralement dans une coopération positive et durable et peut s’étendre à une durée comprise entre trois mois et un an. Plus le processus d’onboarding sera mis en place en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur, plus vite celui-ci sera productif et opérationnel dans ses fonctions.

Cette période va déterminer la première impression du salarié vis-à-vis de sa nouvelle entreprise. Un onboarding efficace offre une expérience en continu avec des étapes clairement définies du parcours d’intégration : pre-boarding, orientation et intégration.

 

  • Pre-boarding : la période entre la signature du contrat et l’arrivée en entreprise du nouveau collaborateur. C’est une période sensible où il est important de créer du lien avec lui, le rassurer et lui donner de la visibilité sur ses premiers pas au sein de l’équipe. 

  • Orientation : la première journée en entreprise. Ce jour est important pour créer rapidement un sentiment d’appartenance et rassurer le nouveau collaborateur.

  • Intégration : la période de suivi de l’onboarding pour fidéliser et engager la nouvelle recrue.

 

Cette pratique est de plus en plus importante pour les professionnels des ressources humaines, depuis que le bien-être au travail est devenu un enjeu majeur des entreprises. Si certaines entreprises ne trouvent pas important de relever le défi de l’onboarding, il peut pourtant jouer un rôle crucial. La façon d’accueillir les collaborateurs va impacter directement l’image employeur. Un onboarding réussi doit avant tout être en accord avec la culture de l’entreprise, ses spécificités et son secteur d’activité. Un collaborateur conquis par le processus d’onboarding est un collaborateur qui trouvera l’entreprise attractive. De plus, un salarié accueilli avec attention, trouvera rapidement et aisément sa place au sein de son nouveau service. Il aura davantage de motivation et se montrera engagé et investi. 

Un collaborateur engagé est un salarié 43% plus productif (1). Pourtant, encore beaucoup d’entreprises n'étendent pas la période d’onboarding après un mois (37%). (6)

Alors, comment réussir l'onboarding de vos collaborateurs ?

 

L’onboarding dans l’histoire

L’expression anglaise onboarding est liée à un côté serviciel, le service d’être bien intégré. Le terme est apparu dans les années 70. Il a été réellement formalisé il y a peu de temps dans l’ouvrage de Talya N.Bauer et Berrin Erdogan en 2011. Selon Talya N.Bauer, professeur de management à l’université de Portland, il est admis par l’opinion qu’il faut environ 90 jours à un employé pour faire ses preuves dans un nouvel emploi. En réalité, il appartient à chaque organisation de déterminer le temps nécessaire à l’assimilation de la culture, des habitudes, des processus et des détails inhérents à l’entreprise et au nouveau poste pourvu. Une semaine, c’est à peine assez de temps pour s’acclimater aux locaux, aux tâches de tous les jours et aux visages des collaborateurs. Une durée minimale de 90 jours reste recommandée, afin que le collaborateur se sente à sa place et qu’il puisse travailler dans les meilleures conditions. La durée et surtout la qualité de l’onboarding est en corrélation directe avec le futur bien-être du salarié dans l’entreprise.

 

L’accueil des nouveaux arrivants a toujours existé : présentation des locaux, des collègues, du fonctionnement de l’entreprise. Cependant, aujourd’hui on y prête beaucoup plus attention. Même si les première étapes d’un onboarding sont souvent similaires : une visite des locaux dans 69 % des cas, une présentation de l’entreprise par un membre de la direction (56 % des cas), une présentation du poste dans 55 % des cas, un petit-déjeuner ou déjeuner d’accueil (52 % des cas) (2). L’onboarding ne s’arrête pas à ces étapes là. C’est une immersion totale dans la culture de l’entreprise et son image de marque. Il doit y avoir un réel effort de la part de l’employeur, des managers et des professionnels de ressources humaines. En effet, un mauvais onboarding peut vite coûter cher économiquement parlant. D’après un article de L’Express, une rupture de contrat durant la période d’essai coûterait plus de 50 000 € à l’entreprise (5). À ce coût vient s’ajouter le temps humain dédié au recrutement, à la gestion administrative et à la formation du salarié. Deux bonnes raisons pour les entreprises de ne pas rater un onboarding.

 

Les chiffres clés

L’onboarding n’est pas un processus à prendre à la légère. Certains chiffres montrent qu’il est important de prendre le temps d’intégrer un nouveau collaborateur pour ne pas le perdre définitivement. C’est un investissement sur le long terme.

 

Selon Workelo (3) :

  • 45% des démissions ont lieu la première année. 

  • On estime qu’environ 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois. 

  • Une recrue qui passe par un processus d’onboarding complet a environ 58% de chances de plus de rester au sein de la société. 

 

Si la plupart des entreprises manifestent la volonté de formaliser un système d'onboarding, les résultats sont encore loin d’être au rendez-vous. Difficile d’être surpris des 88% d’employés insatisfaits de leur accueil quand plus de la moitié des entreprises (58%) se contentent de diriger l’attention des nouveaux collaborateurs sur les tâches administratives ou l'intégration des processus (6).

 

Selon Payjob (4):

  • 6 fois sur 10, ce sont les salariés qui rompent le contrat pendant la période d’essai.

  • Dans 40% des cas, la rupture est due à des déceptions professionnelles.

 

L’image de l’entreprise est aussi en jeu dans un processus d’intégration. De récents chiffres révèlent qu' 1 employé sur 5 ne recommanderait pas son entreprise suite à son expérience d’embauche. Pourtant, recruter parmi les recommandations d’employés présente un avantage en termes de coût et de temps. 20% d’employés qui ne souhaitent pas recommander leur lieu de travail, c’est autant de potentiels talents qui échappent à l’entreprise (6).









La place de l’onboarding en entreprise aujourd’hui ? 

Comme écrit auparavant, 6 fois sur 10 ce sont les salariés qui rompent le contrat pendant la période d’essai. L’onboarding joue un rôle crucial pour le futur du salarié dans l’entreprise. En effet, une recrue qui passe par un processus d’onboarding a 58% de chances de plus de rester au sein de l'entreprise (3). Depuis que le bien être au travail est devenu une priorité pour beaucoup d’entreprises, l’intégration de nouveaux salariés l’est devenu aussi.

Des exemples d’onboarding

Facebook

Des multinationales se sont lancées dans le défi de l’onboarding. C’est le cas du géant Facebook. Pour le directeur de l’information, si la société ne suscite pas la curiosité dans les 45 minutes qui suivent l’arrivée des nouveaux salariés, c’est que leur onboarding n’est pas au point. Toutes les activités de présentation des valeurs, des rôles, des pratiques et des missions sont prévues à l’avance. Le groupe organise des Boot Camps pour ses nouveaux ingénieurs qui s’étendent sur une durée de six mois. Le but est de leur donner une expérience réelle et pratique : aperçu de la culture de l’entreprise, initiation à la résolution de problèmes, découverte de la base de code, inspirations, motivation et gratification. À la fin du programme, les employés choisissent leurs équipes et le projet qui les a le plus motivés.

Orange

Orange a instauré une application en deux étapes pour faciliter l’arrivée de nouveaux salariés : Welcom’App. La première étape (avant le jour J) permet une intégration en douceur. Le nouveau salarié reçoit des contenus personnalisés pour le tenir en haleine, lui donner envie et lui montrer qu’il est vraiment attendu et accueilli. C’est une digitalisation de l’onboarding classique. La deuxième étape (Jour-J et après) permet d’avoir un suivi du nouveau salarié. Même si le lien est virtuel, l’application permet de consulter la nouvelle recrue, et de recueillir ses sentiments. Il y a la possibilité de faire des remontées d’alerte en cas de problème mais surtout d’améliorer l’engagement et la satisfaction des collaborateurs. Orange a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe de Furet Company pour faire un parcours d’intégration à leur image. L’application permet de préparer l’arrivée du futur collaborateur en lui transmettant des informations ludiques. Elle permet la visite des locaux en Réalité Virtuelle, l’accueil du Président en Réalité Augmentée ou encore l’utilisation de la gamification. Après son utilisation, elle a eu des retours très positifs des nouveaux membres intégrés avec celle-ci.

Pinterest

Pour Pinterest, toute une semaine est dédiée à l’intégration de nouveaux salariés. Ces derniers reçoivent un e-mail avec le détail du programme du premier jour : la “Hire Class” avec petit-déjeuner collectif. Dès le premier jour la valeur principale de l’entreprise est introduite, le “knitting”, ce qui veut dire “collaborer avec les autres” en anglais. Les fondateurs composent les salles pour qu’elles soient le plus hétérogènes possibles. Ils prennent le temps d'écouter, de discuter, et d’échanger avec les nouveaux collaborateurs. La deuxième journée est réservée à l’introduction des détails techniques, les ingénieurs rejoignent le bootcamp, et les équipes se forment ou se complètent. En fin de semaine, les nouveaux salariés se rejoignent pour faire du bénévolat et trinquer tous ensemble à leur première semaine d’intégration.

Google 

Google a choisi de mettre en place un onboarding “Ice breaker” ou “brise-glace” en français. Les nouveaux salariés ne passent pas inaperçus : casquette sur la tête avec les écritures “Noogle” (un mélange de Google et novice en anglais) et un énorme ballon qu’ils doivent accrocher au bureau. L’onboarding de Google repose sur des activités de travail d’équipe. Le géant mise sur les apprentissages pratiques et cognitifs pour créer un sentiment de connexion entre les nouveaux employés. Pas le temps de rester dans son coin, tout est fait pour briser la glace. Les managers accueillent et accompagnent les nouvelles recrues en leurs listant les 5 conseils prouvés stimulant la productivité :

  • Discuter des rôles et des responsabilités.
  • Jumeler le nouveau collaborateur avec un “peer buddy” ou “référent” en français.
  • Établir les onboarding check-ins une fois par mois pendant les six premiers mois.
  • Commencer la construction d’un réseau à l’intérieur de l’entreprise.
  • Encourager le dialogue ouvert pour éviter de grands conflits internes.

 

LinkedIn

Linkedin a défini un parcours d’intégration afin que chaque nouveau salarié ait une expérience personnalisée. Ce parcours commence dès leur arrivée, le matin. De la présentation des locaux au déjeuner avec les équipes, tout est millimétré. L’après-midi est composé de différentes réunions. À la fin de leur première journée ils reçoivent un sac à dos contenant un ordinateur prêt à l’emploi avec les logiciels paramétrés et une “Roadmap”. Cette “Roadmap” aussi appelée “90 days New Hire Onboarding Plan” regroupe les informations à savoir sur LinkedIn et leurs projets futurs. Ce document leur permet un suivi de leur avancement dans leur intégration.

Apple

En postulant chez Apple, les candidats ne savent pas à l’avance le poste qu’ils auront. Apple mise sur un onboarding packager avec des paquets distribués aux nouveaux employés : autocollants, formulaires provenant des ressources humaines, t-shirt à l'effigie de l’entreprise et un iMac. Le principal but de l’onboarding pour Apple est de laisser les employés interagir ensemble, pour créer dès le début une cohésion de groupe.

BlaBlaCar

L’onboarding de BlaBlaCar est connu pour être très complet. L’entreprise organise des Onboarding Days d’une durée de trois jours. Au programme, présentation de l’histoire de l’entreprise, de ses valeurs et découverte de leurs futurs collègues. BlaBlacar propose également un accès à leur plateforme "BlaBla Learn". Cette plateforme interne à l’entreprise regroupe toutes les informations nécessaires à un nouveau salarié. Elle permet de former le nouvel arrivant pour qu’il puisse monter en compétences au fur et à mesure de son intégration.

 

Ce qu’il faut en retenir 

L’onboarding a pris une place importante dans la gestion des facteurs humains des entreprises. Tous les parcours d’onboarding de ces différentes sociétés se ressemblent sur certains points

  • On remarque l’importance de l’étape de pré-boarding : la période entre son recrutement et son premier jour en entreprise. Cette période définit l’avenir de la relation entre l’entreprise et le nouveau salarié. 
  • La plupart des entreprises définissent un référent, pour encadrer et accompagner le nouveau collaborateur. 
  • Un onboarding c’est de nombreuses actions de préparation, qui demande d’avoir du temps ou du moins d’en prendre. 
  • Certaines entreprises préfèrent packager l’arrivée avec des “gifts box” qui signifie en français une boîte à cadeaux. Le salarié n’a plus qu'à s'asseoir et commencer à travailler, tout est fait pour que son arrivée et son intégration soient facilitées au maximum.
  • L’utilisation d'applications intuitives internes à l’entreprise : ces applications permettent de faire monter en compétences le nouvel arrivant de façon ludique.

 

 

 

Les avantages de l’onboarding 

 

Réussir le parcours d’intégration peut apporter beaucoup à l'entreprise : gain de temps, amélioration de la productivité, un meilleur taux d’engagement et un meilleur retour sur investissement. Voici les quelques avantages qu’il faut retenir :

 

  • Réduire le stress du nouveau collaborateur lors de son arrivée : la période d’essai peut être une période stressante pour le nouveau collaborateur. Tout est nouveau pour lui : nouveau lieu de travail, nouveaux collègues, nouvelles habitudes. Avoir un onboarding efficace et qualitatif permet au nouveau salarié de mieux se familiariser avec les attentes de l’entreprise et ses modes de fonctionnement. Plus il sera informé sur l'entreprise, moins il se posera de questions et sera stressé à son arrivée.

 

  • Raccourcir le temps d'apprentissage : L’onboarding permet un gain de temps au niveau de l’apprentissage grâce au suivi et à l’accompagnement de ses pairs. Utiliser le capital humain de l’entreprise en tant que formateurs peut également permettre de souder les équipes. Il faut évidemment tenir compte et s’adapter aux besoins de chaque individu.

 

  • Encourager une communication ouverte et tisser des liens avec le nouveau collaborateur : avoir un lien constant avec le nouveau collaborateur permet d’encourager une communication ouverte. Le collaborateur se sentira suivi et écouté. Par la suite, il sera plus facile pour lui de parler des problèmes rencontrés avec son manager ou les professionnels de ressources humaines.

 

  • Promouvoir l’engagement envers les objectifs organisationnels : d’après des recherches du State of the American Workplace Report de Gallup, l'engagement des salariés est un des résultats les plus flagrants d’un processus d’onboarding. L’engagement est fondamental pour la réussite d’une entreprise. Dans les entreprises qui ont une stratégie d’onboarding, on constate une hausse de 33 % des employés avec un fort engagement envers leur employeur (7). Les employés qui se sentent écoutés sont 4,6 fois plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes (8). 

 

  • Bonne entente des collaborateurs : une bonne intégration limite les altercations entre salariés. Le nouveau salarié ne sera pas considéré comme un intrus à son arrivée. Prévenir l’équipe de son arrivée permet d’anticiper toute gêne. Les salariés seront au courant de son arrivée et se présenteront à lui plus spontanément et plus facilement.

 

  • Améliorer la satisfaction et la rétention au travail : la rétention au travail est l’un des enjeux des professionnelles de ressources humaines en 2021. Plus l’entreprise est grande, plus l’investissement dû au recrutement est élevé. En intégrant au mieux vos nouvelles recrues, vous limitez la rétention au travail. Un onboarding de qualité peut potentiellement améliorer votre taux de rétention de 82 % (9). Aujourd'hui, conserver ses meilleurs employés est un enjeu crucial car la concurrence est rude et les candidats réellement qualifiés se font rares. Il faut donc soigner l’onboarding pour éviter que les meilleurs talents ne se dirigent vers une offre concurrente.

 

  • Diminution du turn-over et fidélisation des talents partner : le turn over n’est jamais une bonne chose pour une entreprise, financièrement, humainement mais également pour l’image de l’entreprise. L’onboarding permet une meilleure entente entre les collaborateurs et les employés. Il permet aussi l’installation d’un lien de confiance entre le salarié et son employeur, de ce fait l’employé est moins tenté de quitter l’entreprise. On estime qu’environ 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois (3).

 

  • Amélioration des résultats de l’entreprise : recruter coûte cher en temps et financièrement. Si l’onboarding est bien réalisé, l’entreprise n’a pas besoin de chercher quelqu’un d’autre. Selon une étude de Workelo sur les coûts directs et indirects d'une intégration non réussie, un processus d'onboarding raté coûte environ 7 000 € (3). Un salarié bien informé et formé sur son poste est un salarié qui peut immédiatement se consacrer à des tâches à valeur ajoutée, celles pour lesquelles vous l’avez embauché.

 

  • Améliorer votre marque employeur : l’onboarding fait partie des arguments qu’il faut mettre en avant pour attirer des candidats. Tout le monde le sait, une bonne image attire plus qu’une mauvaise. Soigner l’onboarding, c’est aussi soigner l’image de marque. Un salarié bien accueilli peut devenir un ambassadeur pour l’entreprise, au même titre que ceux qui travaillent dans l’entreprise depuis plusieurs années. Ils porteront la bonne parole auprès de leurs contacts, qui deviendront eux aussi des employés potentiels, et ainsi de suite.

 

  • Permet  une meilleure mobilité interne : pour ceux qui sont déjà dans l’entreprise et qui souhaitent changer de poste, l’onboarding permet de faciliter ce changement. Beaucoup d’entreprises n’appliquent pas d’onboarding pour la mobilité interne. Cependant un changement reste un changement. Accompagner le talent dans une mobilité interne est aussi une façon de fidéliser ses talents. 

 

Un onboarding réussi et efficace est bénéfique pour l’entreprise, les salariés et le nouveau collaborateur. Pour garder les talents et bénéficier de tous ces avantages, encore faut-il ne pas rater certaines étapes clés de l’onboarding. 







Comment réussir son processus d’onboarding ? 

Le processus d’onboarding démarre dès la première prise de contact, bien avant l’intégration réelle du collaborateur. Afin de réussir un processus d’onboarding, il doit y avoir un échange formel entre les nouveaux collaborateurs et les personnels de ressources humaines de l’entreprise dès le début du processus. Ce qui n’est pas souvent le cas la plupart du temps.  En effet  77 % des nouveaux arrivants sont accueillis par leur manager plutôt que par les professionnels des ressources humaines (2).

 

Les étapes d’un bon onboarding

Mais par où commencer ? Quelles sont les étapes essentielles qui fonctionnent pour tous les types de profil ? 

 

On dénombre plus de 150 tâches à réaliser pour mettre en place un onboarding complet (3). Voici quelques étapes à suivre et qui sont nécessaires pour réussir un processus d’onboarding : 

 

ÉTAPE 1 : Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur

 

  • Préparer le contrat et les documents de mutuelle.

  • Faire un accueil digital : pourquoi ne pas lui présenter ses futurs collègues avant son arrivée ?

  • Rassembler le matériel : clés et badges.

  • Préparer le lieu de travail du nouveau collaborateur : bureau, chaise, ordinateur, etc.

  • Créer les identifiants informatiques et adresse mail du nouveau salarié.

  • Configurer l’ordinateur du nouveau collaborateur avec les logiciels internes.

  • Donner un accès au serveur et un accès au réseau social d’entreprise.

  • Faire une check-list pour éviter les oublis.

  • Prévoir les cartes de visite.

 

ÉTAPE 2 : Informer et mobiliser les collaborateurs

  • Prévenir les fonctions supports : le service comptabilité, le service des ressources humaines et les autres différents services de l’entreprise.
  • Informer les équipes, pour préciser les objectifs du recrutement et la date d’arrivée du nouveau collaborateur sous forme de réunion.
  • Mobiliser l’équipe au sein de laquelle il travaillera directement et définir un référent volontaire qui deviendra son interlocuteur privilégié : ce référent lui transmettra toutes les informations dont il a besoin dans les meilleures conditions possibles.

 

Beaucoup d’entreprises ne prennent pas en compte tous ces conseils. 13 % des nouveaux salariés ne sont pas présentés à leur équipe. Pour 17% d’entre eux, leur arrivée n’a même pas été annoncée (2).



ÉTAPE 3 : Accueillir digitalement et physiquement

 

Le premier jour dans l’entreprise est un moment clé et décisif. Tout simplement car c’est la première impression du fonctionnement de l’entreprise qu’aura le nouveau collaborateur. Il faut donc soigner le premier jour afin que tout se déroule comme prévu et que le nouveau collaborateur n'ait pas envie de partir dès son arrivée.

 

  • J-1 : onboarding digital
    • Envoyer un mail ou un message au nouveau collaborateur pour entamer une relation de confiance.

    • Envoyer un mail de bienvenue de la part de tous les salariés de l’entreprise pour l’intégrer à l’équipe.
  • Jour-J : Accueil physique 

    • Être créatif : remise d’un livret d’accueil, accessoires corporate ou un welcome pack (box de bienvenue).

    • Partager un repas d'accueil : petit déjeuner, déjeuner ou apéritif afin qu’il puisse faire connaissance avec toute l’équipe.

 

ÉTAPE 4 : Présenter l’équipe, les locaux et la culture d’entreprise

  • Présenter l’équipe au sein de laquelle la personne va travailler. Le référent pourra prendre en charge la présentation des salariés et de l’équipe dans laquelle le nouveau collaborateur évoluera.

  • Lui faire visiter les locaux : se repérer et donner les consignes de sécurité.

  • Présenter le poste avec une feuille de route : mission et deadlines importantes.

  • Présenter la culture d’entreprise.

 

ÉTAPE 5 : Créer un plan de formation adapté au poste du nouveau collaborateur

 

  • Mettre en place un « parcours type » de formation sur une période donnée.

  • Impliquer des salariés pour qu’ils forment le nouvel arrivant sur des tâches qu’ils connaissent bien.

 

ÉTAPE 6 : Intégrer le nouveau collaborateur et assurer un suivi régulier

 

  • Fédérer l’équipe avec du team building : méthode apparue dans les années 80 dont l'objectif est le resserrement des liens sociaux au sein d’un groupe de personnes appartenant à une entreprise ou à une institution.

  • Ne pas hésiter à prévoir une petite activité à l'extérieur pour renforcer les liens dans un contexte différent : séminaires, jeux collectifs, chasses aux trésors, sports collectifs...

  • Prévoir un rapport d’étonnement / satisfaction le 1er mois après l’arrivée du collaborateur.

  • Programmer un feedback formel au milieu de la période d’essai.

  • Finaliser la période d’essai avec un entretien tourné vers l’avenir (Feedforward).

 

Un effectif de salariés élevé dans une entreprise rend le processus davantage formalisé, avec des contenus dédiés tel que des check-list d’intégration ou des livrets d’accueil. Pourtant dans un cas sur deux, toutes entreprises confondues, le nouvel arrivant ne réalise pas de “parcours d’intégration” en tant que tel. Selon le baromètre de l’expérience collaborateur réalisée par Parlons RH en partenariat avec Global Payroll (2) :

  • 51 % des répondants déclarent qu’il existe un pilotage de l’intégration des nouveaux collaborateurs dans leur entreprise.

  • 40 % d’entre eux évoquent un projet de mise en œuvre dans leur société.

 

Les erreurs à absolument éviter

Afin de réussir un onboarding il est important d’éviter certains erreurs trop souvent faites :

    • Ne pas fournir un programme précis : rien de pire pour quelqu’un qui vient d’arriver de ne pas savoir à quoi s’attendre et à qui se référer.

    • Ne pas attribuer de référent au nouveau collaborateur : difficile de s’acclimater à un nouveau lieu de travail sans avoir une personne à qui se référer si des questions et des doutes surviennent.
  • Mal accompagner et/ou préparer les managers : il est important que les managers établissent un lien en amont avec le nouveau salarié.
  • Négliger le contenu : le contenu de l’onboarding reflète la personnalité de l’entreprise. Il faut donc absolument parler de la culture de l’entreprise et de ses outils. Les intervenants doivent être préparés. De plus, pour être reconnu comme une entreprise moderne, il faut adapter son discours en fonction de l'actualité.
  • Avoir une mauvaise gestion : ne pas être en retard, prévoir des temps de questions et de pauses. C’est aussi prévoir une autre solution en cas de problème technique. Tout système informatique a ses failles.
  • Oublier que la première mission de l’onboarding est l’intégration : les interventions ne doivent pas être magistrales et doivent laisser place à des moments de partage et des expériences ludiques.
  • Rester sur ses acquis : afin de proposer un contenu intéressant et ludique, il faut savoir le moderniser de temps à temps pour faire place à un peu de nouveautés. Rester à l’affût des nouveautés reste la meilleure solution.

ancre a5

 

L’importance du digital dans votre processus d’onboarding

Le COVID-19 a bouleversé le fonctionnement des entreprises. Certaines étapes du recrutement n’ont pas eu à s’adapter car elles étaient déjà en partie digitalisées, comme le sourcing. Avec la crise sanitaire, les processus d’intégration et d’onboarding des nouveaux collaborateurs ont dû s’adapter. Fini le petit-déjeuner entre collègues, place au digital. Si l’onboarding digital peut paraître irréalisable, beaucoup d’entreprises ont réussi à s’adapter et certaines l'avaient déjà en partie digitalisé avant la crise sanitaire. Le processus peut être totalement digitalisé à 100%, ou juste au début du processus (mail de bienvenue, envoi des informations concernant l’onboarding). 

L’onboarding digital a certains avantages. Par exemple, les réseaux sociaux internes permettent de créer du lien avec les différents collaborateurs et sont pleinement imprégnés de la culture de l’entreprise. La digitalisation assure également un suivi du nouveau collaborateur et son accompagnement grâce à l’établissement d’un parcours virtuel. Elle permet un gain de temps. Les professionnels de ressources humaines et les managers sont souvent occupés et l’onboarding peut être une charge de travail et de temps importante. Selon Digiworks, 63% des professionnels de ressources humaines estiment que la digitalisation de la fonction leur permettra d’améliorer de façon continue le service qu’elle apporte aux salariés (6).

 

L’intégration digitale

Les problèmes d'accès sont souvent les soucis les plus courants les premiers jours et créent des tensions du côté des nouveaux arrivants. Un premier jour est stressant. Le nouvel employé doit se sentir connecté au lieu de travail, c’est pourquoi il est d’autant plus important à distance de veiller à ce que l'accès à tous les systèmes soit assuré. Cela comprend le système de messagerie utilisé par l’entreprise, ses outils de gestion de projet, son intranet, réseau social d’entreprise, etc. Bien entendu, faire en sorte que l’employé dispose de tout le matériel nécessaire en amont de son jour d’entrée est aussi élémentaire.

Par ailleurs, le pre-boarding implique aussi le reste des salariés ou de l’équipe concernés. L’heure et le jour d’arrivée, même virtuelle, du nouveau collaborateur doivent être connus de tous, et un moment de présentation de groupe doit être planifié. Se sentir attendu et accueilli est primordial. Il faut multiplier les moments d’échange formels et informels. La distance et le manque de lecture du langage corporel créent de l’incertitude dans les échanges. Le message est-il bien passé, le collaborateur a-t-il bien compris ce qu’il s’était dit ? Par ailleurs, pour construire une cohésion d’équipe, les interactions sont nécessaires. À distance, elles doivent être plus fréquentes qu’à l’ordinaire. Avec le confinement, de nombreuses entreprises ont mis en place des moments d’échange avec les employés avec les nouveaux arrivants. Pauses café virtuelles, “ice breakers”, échange quotidien avec un référent assigné le jour de l’arrivée. Les options et manières de créer l'interaction à distance sont nombreuses. Il faut privilégier ces moments pour mettre le nouvel arrivant dans un climat de confiance. Bien entendu, pas question de déroger aux étapes habituelles du processus d'onboarding, listées plus haut.

 

L’exemple des outils de type “intranet” dans le processus d’onboarding

Aujourd’hui beaucoup d’entreprises utilisent des outils intranet. Ils permettent de faciliter la circulation des informations, de les centraliser et de les rendre accessibles à tous les salariés. Ces outils rendent les salariés plus autonomes. En effet un nouveau salarié pourra facilement et rapidement prendre contact avec un autre salarié par le biais de l’intranet. L’utilisation de ce genre d’outil fait également gagner du temps pour réussir l’onboarding de ses collaborateurs, à condition que ceux-ci aient été formés auparavant. Si ce n’est pas le cas, cela peut très souvent se traduire par un manque de productivité. La plateforme doit impérativement avoir un plan de formation pour le collaborateur sur l’entreprise mais également sur son poste. Pour résumer l’intranet facilite l’intégration d’un nouveau collaborateur :

  • Il peut accéder à l’ensemble de ses informations personnelles administratives.
  • Il peut suivre l’actualité de l’entreprise et les évènements à venir.
  • Il peut accéder à des formations.
  • Il peut communiquer et poser des questions de son bureau avec les interlocuteurs concernés.

 

Et si vous utilisez le mobile learning pour rendre le onboarding plus “sexy” ?

L'objectif initial du e-learning est double : rendre disponible sur une seule plateforme un contenu de formation et administrer les utilisateurs de cette plateforme. MOOC, vidéos interactives, serious games, le e-learning ne cesse d'évoluer en fonction des besoins des apprenants. Ainsi, la formation e-learning permet un suivi pas à pas des différentes étapes effectuées. Elle permet également un contrôle des connaissances ainsi que la possibilité de s'auto-évaluer. Une formation à distance offre une approche ludique et pédagogique de former tout à son rythme, en fonction de ses propres disponibilités. Cartes à gratter, jeux avec vies, swipe cards, le mobile learning propose de nombreuses fonctionnalités pour rendre vos capsules variées et captivantes pour les apprenants. 

 

Les limites du digital dans le processus d’onboarding

La crise sanitaire et les confinements ont bouleversé les habitudes des professionnels des ressources humaines. Les entreprises ont dû s’adapter à la situation exceptionnelle en redoublant d’efforts pour intégrer le mieux possible les nouveaux arrivants. Mais quelles sont les solutions pour intégrer un collaborateur à distance ? Le digital peut avoir ses limites dans le processus d’onboarding. A l’heure du numérique et du télétravail beaucoup d’actions sont aujourd’hui digitalisées : commander à manger, acheter des vêtements ou encore faire ses courses. 

Mais comment fait-on pour intégrer quelqu’un à distance ? Va-t-il vraiment comprendre la culture de l’entreprise ? Ne pas se sentir rejeté ?

 

La digitalisation laisse place à la créativité

Le digital permet de repousser les limites du possible et de redoubler de créativité pour permettre au nouveau collaborateur de bien s’intégrer. De plus, il permet de centraliser toutes les informations liées à la culture de l’entreprise nécessaires au salarié. La question n’est pas si l’on peut digitaliser le processus d'onboarding mais plutôt comment on y arrive. 

Afin de rendre le processus plus ludique, certaines entreprises diffusent des vidéos de bienvenue pour illustrer l’entreprise et intègre des scénarios sur l’actualité de leur entreprise. D’autres adoptent le story learning en créant des BD qui intègrent le nom de la nouvelle recrue pour l’intégrer directement à l’histoire de l’entreprise. Le collaborateur participe à son intégration et devient son ambassadeur. Fini les textes et pavés trop stricts, l’heure est à la créativité. Le digital rend possible un onboarding original, mais tout dépend du budget des structures. Cependant le processus doit avant tout rester un processus accès sur l’humain. 

 

Placer l’humain au centre de la démarche

C’est à l’entreprise de savoir apporter de l’humain par le sourire et la bienveillance. Elle se doit de garder la main sur le processus pour qu’il ne soit pas totalement robotisé. La fidélisation et l’engagement sont les enjeux les plus importants pour les professionnels de ressources humaines en 2021. Beaucoup de solutions SIRH d’onboarding offrent la possibilité aux entreprises de créer du lien social avec des opportunités d’apprentissage et de travail collaboratif. Ces plateformes sont exclusivement centrées sur la dimension relationnelle. Même si le processus est digitalisé, l’humain doit rester au centre.

ancre 6

 

Comment choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding ?

Choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding n’est pas évident dû à la multiplication des choix et offres disponibles sur le marché : assistant virtuel, mobile learning, plateforme SIRH et SAAS... Mais avant de choisir la bonne solution pour digitaliser votre onboarding il faut d’abord se poser quelques questions.

 

Quelles sont les 4 questions à se poser avant de lancer son choix de solution ?

 

1 - Quels sont mes objectifs ?

Avant de commencer toute démarche, déterminer des objectifs est une étape clé du processus de digitalisation de l’onboarding. Sans objectifs il sera impossible de mesurer l’efficacité de votre processus plus tard, son retour sur investissement et l’atteinte de ses objectifs. Ils permettent de cadrer votre processus. L’utilisation d’un logiciel de recrutement assure que les objectifs définis pour l’onboarding sont en accord avec la stratégie globale de votre organisation.

2 - À quel moment vais-je m'adresser au futur onboardé ?

Le moment choisi pour s’adresser au futur onboardé peut jouer un rôle crucial et définir le futur de sa relation avec l’entreprise. Si elle s’adresse à lui trop tard, il peut se sentir délaissé. Il est recommandé de prendre contact avec lui bien avant son arrivée en entreprise pour qu’il se sente à l’aise par la suite. Cela permet d’instaurer un climat de confiance.

3 - Quel type de parcours je souhaite offrir à mon collaborateur ?

Le choix du parcours est une étape importante afin de choisir la bonne solution pour digitaliser l’onboarding. Le parcours peut être formatif, en assurant la montée en compétences, managérial pour instaurer la relation manager-managé. Il peut aussi utiliser le team building.

4 - Quels sont les indicateurs que je souhaite suivre pour mesurer le parcours de onboarding ?

Plusieurs facteurs peuvent mesurer l’efficacité du parcours d’onboarding : la productivité du salarié, sa motivation et son engagement. Connaître les indicateurs que l’on va utiliser par la suite permet d’avoir un avant / après de ses indicateurs.

 

Choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise

Digitaliser son processus apporte un grand nombre d’avantages :

  • automatiser toutes les actions répétitives ;
  • informer et coordonner tous les intervenants ;
  • diffuser et collecter les documents ;
  • transférer les compétences, connecter les modules de formation ;
  • accompagner le développement du nouveau recruté ;
  • évaluer la réussite de l'intégration.

Beaucoup de solutions existent pour digitaliser votre processus d’intégration, à vous de choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise et votre secteur :

  • Plateforme SAAS : Software as a service ou SAAS permet aux utilisateurs de se connecter à des applications cloud et de les utiliser via Internet.
  • Les SIRH : couvre l'ensemble des processus de gestion d'une DRH, de la gestion des recrutements à celle des formations et des carrières.
  • Les outils digitaux pour collaborer sont appelés aussi messagerie instantanée : communiquer, collaborer, transférer les informations et les connaissances.
  • Mobile learning : apprendre avec des contenus ludiques.

ancre 7

 

Comment mesurer la réussite de l’onboarding ?

Qu’entend-on par mesurer la réussite d’un onboarding ? Tout d’abord c’est tirer des enseignements des principaux indicateurs du parcours d’intégration, qu’ils soient positifs ou négatifs, pour garantir le succès de l’entreprise. Cela permet de l’améliorer sur des points défaillants ou de rajouter d’autres informations au processus d’intégration. Comme dit auparavant, un onboarding efficace permet d'améliorer la rétention au travail, d'augmenter la productivité des salariés, et de favoriser leur engagement. Cependant pour optimiser ces processus, il faut d’abord les analyser. Les résultats doivent être interprétés en fonction de l’entreprise et des références au sein de son secteur. Par exemple, le taux de rétention moyen au travail varie pour tous les secteurs d’activités.

Encore beaucoup d'entreprises (55%) ne mesurent pas du tout l’efficacité de leur programme d’onboarding (11). Mesurer ces facteurs a toute son importance pour le bon développement de l’entreprise. Pourtant pour 33% des entreprises, la réduction de délai est un objectif important dans leur programme d’intégration et seulement 7 % d’entre elles le mesurent (11). 

Aujourd’hui de nombreuses entreprises n’arrivent toujours pas à déterminer les facteurs qu’elles doivent réellement mesurer. La plupart ne dispose d’aucun système efficace pour recueillir et analyser les données après la mise en place d’un onboarding.

Il est important de mesurer l’efficacité de son onboarding. Mais quels facteurs faut-il mesurer ? Et comment peut-on les mesurer ?

 

Mesurer l’engagement

Avant de mesurer l’engagement au travail des collaborateurs, il faut d’abord être en mesure de comprendre ce qu’est l'engagement au travail. Chaque entreprise a sa propre définition et ses propres attentes de ce qu’est l’engagement des collaborateurs. Il existe deux types d’engagement :

  • L’engagement organisationnel : c’est la relation qu’entretient le collaborateur avec l’entreprise. Il est corrélé de manière générale à la performance du collaborateur dans sa contribution à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
  • L’engagement professionnel : cette deuxième forme d’engagement est plus orientée vers l’activité et la tâche précise qu’il effectue durant son travail.

La distinction des deux engagements est importante. Un collaborateur engagé par son entreprise mais peu par son activité peut facilement être un manque à gagner pour l’entreprise. Avec une mobilité interne ce problème peut être facilement résolu. Et vice versa pour la situation inverse.

Pour mesurer l'engagement des salariés, il faut régulièrement leur soumettre des enquêtes. Elles permettront de vérifier l’influence des actions d’amélioration de l’entreprise. Le consulting est une bonne solution. L’externalisation des enquêtes permet d’avoir un taux de participation plus élevé et d’avoir des réponses plus honnêtes de la part de vos collaborateurs. À la suite de ces enquêtes, il est recommandé de faire des entretiens personnels avec chaque collaborateur pour parler ouvertement des résultats.

Après la récolte des données, il y a deux façons de procéder. Si l'enquête révèle une faible marge d’amélioration et un fort taux d’engagement au sein des collaborateurs, c’est le moment de communiquer ces résultats pour améliorer l’image de marque de l’entreprise. Cependant si les résultats reviennent négatifs, l’entreprise doit prendre des mesures correctives.

 

Mesurer la motivation

La motivation au travail est l’ensemble des facteurs personnels, économiques, sociaux, mais aussi environnementaux qui conduisent les salariés à s’investir pleinement et efficacement dans la réalisation et l’aboutissement de leurs tâches. À l’inverse de l'engagement qui est collectif, la motivation est personnelle. La motivation d’un collaborateur entraîne elle aussi la réussite de l’entreprise.

La motivation au travail est difficile à évaluer. Pour avoir une première idée de la motivation des salariés dans une entreprise, il est possible d’instaurer des entretiens individuels et personnels de chaque salarié. La plupart du temps les salariés préfèrent garder leur avis pour eux par peur de se faire juger par leurs supérieurs. Dans ce cas, une solution existe : mettre en place une boîte à idées où toutes les réponses sont anonymes.

Certains chiffres peuvent aussi être le reflet de la satisfaction des salariés : le taux d’absentéisme et le taux de turn over. Analyser quelle partie des salariés pose des arrêts maladies et leur raison peut s’avérer bénéfique pour améliorer ce problème. 

Garder les salariés motivés est un travail quotidien. Les professionnels de ressources humaines et les managers peuvent suivre des formations sur les méthodes de management à adopter envers les salariés. C’est par des gestes souvent simples que la motivation s’entretient quotidiennement : tour du service tous les matins, évènements d’entreprise, feedbacks réguliers, féliciter pour toutes les petites victoires.

 

Mesurer la productivité

Évaluer la productivité d’un collaborateur peut paraître compliqué. Pourtant il est possible de mesurer la productivité de manière objective, cela porte sur les résultats et de manière subjective c'est-à-dire les comportements de l’individu.

  • Mesure objective : cette mesure est très souvent réalisée sur l’analyse de critères quantitatifs car ils sont plus faciles à standardiser. On peut les analyser en regardant les résultats des actions des collaborateurs (nombre de ventes, nombre de dossiers traités).
  • Mesure subjective : la mesure subjective de la performance porte essentiellement sur des critères d’ordre qualitatifs. On ne regarde plus les résultats mais de quelle façon le collaborateur est arrivé à ce résultat et ses comportements.

Il existe 4 étapes pour calculer la productivité des collaborateurs :

  • Qu’est ce que la productivité pour l’entreprise : avant d’évaluer il faut définir la productivité en se posant trois questions :
    • Quel est le but ultime de l’équipe ?
    • Quels sont les prérequis pour cela ?
    • Quand est-ce que vous voulez que ce but soit atteint ?
  • Définir les objectifs : en mettant à plat les objectifs et les échéances il sera plus facile d’y voir clair.
  • Regarder la concurrence : identifier les normes et les repères en fonction du secteur de l’entreprise.
  • Mesurer constamment et systématiquement : il est important de comparer les données d’une semaine à une autre pour voir s' il y a des changements et pouvoir agir rapidement.

 

Les entretiens individuels

Dans le processus d’onboarding il est important de communiquer avec la nouvelle recrue, surtout si le processus est digitalisé. Pour s’assurer que ce temps d’intégration est bien optimisé, il faut assurer un suivi en organisant avec la nouvelle recrue des points réguliers. De cette manière, il sera possible de suivre son évolution, d’évaluer ses capacités tout au long de sa période d’essai et réagir vite en cas de nécessité. Il ne faut pas minimiser l’impact d’une intégration réussie sur la performance d’un salarié. L’investissement dans cette démarche paiera sur le long terme. Ces suivis permettent d’éviter un bilan final négatif de l’onboarding. Il est recommandé de faire un point le Jour-J de l’intégration, à J+7 et J+30 pour garder un lien constant sur le candidat et sur la réussite de l’onboarding. D’autres points peuvent être fait après le premier mois pour continuer sur cette lancée.

ancre 8

 

Le futur de l’onboarding

L’onboarding doit être renouvelé le plus souvent possible. Un onboarding efficace est un onboarding à jour sur les actualités et les nouvelles tendances technologiques et sociales. Si il est fait dans les règles de l’art il aura un impact positif sur tout l’écosystème de l’entreprise. Certaines tendances pour le futur de l’onboarding se distinguent.

 

Onboarder toujours plus en amont de l’arrivée du salarié

La clé de l’onboarding du futur c’est tout d’abord onboarder le plus en amont possible de l’arrivée du salarié. Une période de pré-onboarding permet une intégration en douceur. Le nouveau collaborateur sera plus serein lors de son premier jour en entreprise. En effet, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours et, 4% d’entre eux ne donnent pas suite après leur premier jour (13). Avoir une période de pre-boarding limite le risque d’abandon par le nouveau recruté. Une recrue qui passe par un processus d’Onboarding complet à environ 58% de chances de plus de rester au sein de la société (3). 

Beaucoup d’entreprises misent sur cette période pour offrir des expériences et des mises en situations aux futurs salariés.

 

Et si l’onboarding était déjà présent dans vos offres d’emplois ?

Tout le monde le sait, il y aura un avant et un après à la crise sanitaire et économique que nous connaissons. Des entreprises ont trouvé une parade pour allier gestes barrières, distanciation sociale et job dating ou journées portes ouvertes : l’expérience immersive à 360°. C’est la nouvelle façon de recruter “post-COVID”. Cette expérience permet d’ouvrir les portes de l'entreprise à distance et immerge le candidat dans la culture de l’entreprise. Offrir des expériences de recrutement plus immersives est une façon d’avoir un onboarding déjà présent dans vos offres d’emploi et d’intensifier votre image de marque. L’expérience candidat peut prendre la forme de vidéos 360°, d’une application interactive pour casques de réalité virtuelle ou d’une visite virtuelle interactive pour le web. 

L’expérience collaborateur se définit in fine par la satisfaction des collaborateurs quant à leur relation avec leur employeur (14). Celle-ci commence en tant qu’expérience candidat bien avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. On peut considérer qu’elle se termine dès que l’individu a quitté l’entreprise. Cependant elle se poursuit tout au long de la vie professionnelle de l’individu, bien après leur départ. Ce qui peut se traduire par des “employés boomerang” : des individus qui reviennent dans leur ancienne entreprise après avoir pris en compétences dans une autre.

L’immersion en entreprise permet à la fois à l’employeur et au candidat d’évaluer si oui ou non, ils feront un bout de chemin ensemble. C’est une solution qui permet d’éviter un mauvais recrutement ou un mauvais choix d’entreprises pour le candidat. Ce temps de construction de la relation collaborateur s’avérera par la suite crucial pour garder les talents partners.

 

Automatiser l’onboarding

L’automatisation ne se fait pas du jour au lendemain. Elle s’effectue en une seule fois et offre des avantages durables. Cela permet une économie d’argent et de temps. jusqu’à 5 heures par recrue rien que pour les tâches administratives (10). D’ailleurs, 57 % des directeurs RH considèrent que le manque de temps est l’un des principaux obstacles au succès de l’onboarding (12). L’automatisation permet également d’informer en continu les principaux interlocuteurs des nouvelles recrues et de dérouler les parcours sur plusieurs sites et dans plusieurs départements en un seul clic.

Pour fonctionner correctement l’automatisation doit répondre à trois fonctions principales :

  • Avec des lois toujours plus exigeantes sur la sécurisation des données personnelles, il doit gérer les données des employés de manière sécurisée
  • Permettre aux professionnels de ressources humaines d’adapter simplement le contenu proposé en fonction de chaque recrue.
  • Guider les nouveaux employés et les administrateurs par message au fil du parcours.

 

La gamification

Beaucoup d’entreprises se sont tournées vers la gamification pour rendre leur onboarding plus ludique. Cela permet d’engager les cibles et de les rendre plus réceptives à ce que propose l’entreprise. Selon Digiworks la gamification, ou ludification en français, est le fait d’intégrer les mécaniques du jeu plus précisément du jeu vidéo, dans des processus afin de les rendre davantage attrayants. Dans le cas de l’onboarding la gamification permet d’engager les collaborateurs et de les former avec des contenus ludiques. Elle améliore le processus d’onboarding digital. Cette technique permet de découvrir l’entreprise d’une manière positive et immersive, en passant par différentes étapes de jeux. Il y a différentes formes de gamification :

  • par quiz
  • par vidéos
  • sous forme de jeux

La motivation intrinsèque présente dans les jeux vidéo est utilisée pour stimuler les salariés de la même manière mais pour leur propre intégration. De nombreuses marques comme LEGO, Google ou Spotify et 2 000 autres grandes organisations ont recours à la gamification pour des problématiques diverses et variées. 

 

SOURCES :

1 : https://www.digiworks.fr/ 

2 : https://www.parlonsrh.com/onboarding-pratiques-des-entreprises-et-axes-damelioration/ 

3 : https://blog.workelo.eu/les-chiffres-cles-de-lonboarding/ 

4 : https://www.payjob.fr/chroniques-de-recruteurs/dapres-vous-qui-rompt-le-plus-la-periode-dessai-les-candidats-ou-les-entreprises/ 

5 : https://lentreprise.lexpress.fr/rh-management/recrutement/le-cout-du-recrutement_1523738.html 

6 : https://www.myrhline.com/actualite-rh/guide-rh-onboarding.html

7 : https://www.bamboohr.com/blog/effective-onboarding-infographic/ 

8 : https://elevatepoint.com/5-statistics-on-the-roi-of-employee-engagement/ 

9 : https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf 

10 ou 11: https://www.kronos.com/resources/new-hire-momentum-driving-onboarding-experience-research-report 

12 : https://www.talmundo.com/fr/automatisez-votre-processus-d-onboarding 

13 : https://www.talents-in.com/pre-boarding-enjeu-de-securisation-du-recrutement/ 

14 : https://blog.recruitee.com/fr/experience-collaborateur/